Hạch toán quà tặng khách hàng là phần quan trọng trong quy trình kế toán của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định về kế toán và luật thuế. Tuy nhiên, hiện nay có nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong cách ghi nhận và xử lý chi phí quà tặng sao cho chính xác, đúng quy định pháp luật. Công ty Quà tặng doanh nghiệp DTH sẽ hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán chi phí đúng cách trong bài viết này nhé!
Hạch toán quà tặng là gì?
Hạch toán quà tặng là quá trình ghi nhận, xử lý tài chính các chi phí liên quan đến quà tặng mà doanh nghiệp sử dụng để biếu, tặng khách hàng, nhân viên, đối tác trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Mục đích của hạch toán là đảm bảo việc ghi chép đầy đủ, chính xác các giao dịch quà tặng theo quy định kế toán và luật thuế. Từ đó, doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, chứng minh giá trị chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.
Hạch toán quà tặng khách hàng gồm các bước như:
- Ghi nhận giá trị hàng hóa quà tặng.
- Lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho giá trị quà tặng.
- Phản ánh thuế GTGT đầu ra, kê khai thuế theo quy định.
- Theo dõi chi phí trong sổ sách kế toán đúng tài khoản.
Tùy theo từng trường hợp, doanh nghiệp có thể ghi nhận chi phí quà tặng vào tài khoản chi phí quản lý hoặc sử dụng các quỹ khen thưởng, phúc lợi phù hợp.
Vì sao doanh nghiệp cần hạch toán đúng chi phí quà tặng?
Việc hạch toán chi phí quà tặng khách hàng không chỉ đơn thuần là công việc sổ sách kế toán, mà còn là nhân tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững bởi những lý do sau đây:
- Lợi ích cho kế toán và thuế: Hạch toán chính xác chi phí quà tặng giúp doanh nghiệp đưa ra chứng từ đầy đủ, hợp pháp, đảm bảo chi phí được tính vào vốn kinh doanh khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Tránh rủi ro bị loại chi phí không hợp lý: Nếu chi phí quà tặng không được hạch toán đúng chuẩn hoặc thiếu chứng từ, có thể bị cơ quan thuế loại bỏ khi kiểm tra, gây ảnh hưởng lớn đến kết quả quyết toán, dễ phát sinh các khoản phạt, truy thu thuế, làm doanh nghiệp thiệt hại về tài chính và uy tín.
- Hỗ trợ quản lý ngân sách marketing, quà tặng: Hạch toán rõ ràng giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác ngân sách dành cho các chương trình tri ân khách hàng, từ đó có kế hoạch sử dụng hợp lý nguồn lực, phối hợp tốt với hoạt động marketing và phát triển thương hiệu.
Quy định pháp lý về hạch toán quà tặng khách hàng, nhân viên
Để hạch toán quà tặng khách hàng, nhân viên đúng quy định, doanh nghiệp cần hiểu rõ các căn cứ pháp luật liên quan sau đây:
Căn cứ Thông tư 200 và 133
Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định cụ thể cách hạch toán chi phí, tài khoản sử dụng và trình tự kế toán cho các chi phí quà tặng. Hai thông tư này là cơ sở pháp lý chính để thực hiện hạch toán và kê khai thuế.
Hóa đơn, thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu ra khi biếu tặng
Theo quy định, khi doanh nghiệp tặng quà cho khách hàng, phải lập hóa đơn GTGT đầu ra theo giá trị hàng hóa. Thuế GTGT đầu ra được ghi nhận và kê khai đúng kỳ thuế, đảm bảo minh bạch thuế, tránh gian lận, sai phạm khi kiểm toán thuế.
Điều kiện để chi phí quà tặng được tính vào chi phí hợp lệ
Chi phí quà tặng được tính là chi phí hợp lý khi doanh nghiệp có hóa đơn, chứng từ đầy đủ, hàng hóa thực tế dùng cho mục đích kinh doanh, không vi phạm các quy định về quảng cáo hay chi tiêu tài chính nội bộ. Ngoài ra, chi phí quà tặng không được vượt quá định mức quy định hoặc các quy chế của công ty.
Mức phạt khi không xuất hóa đơn quà tặng
Nếu không lập hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, hoặc trả thay lương, bạn có thể bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng theo điểm b khoản 2 điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Mức phạt áp dụng cho hành vi không lập hóa đơn đối với các mặt hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hoặc các hàng hóa dịch vụ khác, trừ trường hợp luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất.
Hướng dẫn hạch toán quà tặng khách hàng, nhân viên chi tiết
Để hạch toán quà tặng khách hàng, quà cho nhân viên một cách chi tiết và chính xác, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Ghi nhận chi phí quà tặng
- Mã tài khoản: Dùng tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc tài khoản 811 (Chi phí khác). Nếu quà tặng có liên quan đến marketing, bạn có thể sử dụng tài khoản 641 (Chi phí bán hàng).
- Ví dụ: Nếu bạn mua quà tặng trị giá 5.000.000 VNĐ, bạn sẽ ghi:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc TK 641 (Chi phí bán hàng): 5.000.000 VNĐ
- Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Ngân hàng): 5.000.000 VNĐ
Hạch toán VAT (nếu có)
- Mã tài khoản VAT: Sử dụng tài khoản 133 (Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ).
- Ví dụ: Nếu bạn mua quà tặng có VAT 10%, bạn cần ghi nhận VAT như sau:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc TK 641 (Chi phí bán hàng): 5.000.000 VNĐ (giá chưa VAT)
- Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 500.000 VNĐ
- Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Ngân hàng): 5.500.000 VNĐ
Ghi nhận khi quà tặng được phát cho khách hàng
- Mã tài khoản: Sử dụng tài khoản 641 (Chi phí bán hàng) hoặc TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) để ghi nhận chi phí.
- Ví dụ: Khi bạn phát quà tặng, bạn sẽ ghi:
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng) hoặc TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 5.000.000 VNĐ
- Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Ngân hàng): 5.000.000 VNĐ
Ghi nhận chi phí liên quan đến bao bì và đóng gói
- Mã tài khoản: Dùng tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) nếu chi phí này không bao gồm trong giá quà tặng.
- Ví dụ: Nếu chi phí bao bì và đóng gói là 500.000 VNĐ, bạn sẽ ghi:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 500.000 VNĐ
- Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Ngân hàng): 500.000 VNĐ
Hạch toán đối với trường hợp quà tặng không được sử dụng hết
- Nếu quà tặng không được phát hết, bạn cần xem xét khả năng chuyển sang tài sản hoặc tiêu hủy theo quy định.
- Mã tài khoản: Sử dụng tài khoản 153 (Hàng hóa tồn kho) hoặc tài khoản 611 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
Lập báo cáo tài chính
- Ghi nhận trong báo cáo tài chính: Quà tặng khách hàng sẽ được phản ánh trong chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí bán hàng, tùy thuộc vào mục đích sử dụng quà tặng.
Lưu ý quan trọng:
- Hóa đơn và chứng từ: Đảm bảo bạn có hóa đơn và chứng từ hợp lệ cho các khoản chi phí liên quan đến quà tặng.
- Quy định thuế: Xem xét các quy định thuế liên quan để đảm bảo việc khấu trừ thuế VAT và hạch toán đúng theo quy định của pháp luật.
Việc hạch toán quà tặng khách hàng cần được thực hiện chính xác để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và quản lý tài chính hiệu quả.
Các lưu ý khi thực hiện hạch toán quà tặng khách hàng
Khi thực hiện hạch toán chi phí quà tặng cho khách hàng như xuất hóa đơn và kê khai thuế GTGT đều cần được thực hiện nghiêm túc và chính xác để tránh các sai sót không đáng có.
Khi nào phải xuất hóa đơn cho hàng biếu tặng?
Nếu quà tặng là hàng hóa thực tế và không thuộc chương trình khuyến mại hoặc quảng cáo đúng quy định thương mại, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT đầu ra với giá trị hợp lý. Nếu quà tặng thuộc chương trình khuyến mại đăng ký, hóa đơn có thể ghi đơn giá bằng 0 theo quy định.
Cách kê khai thuế GTGT đầu ra
Thuế GTGT đầu ra khi biếu tặng được kê khai theo mức thuế suất của mặt hàng tặng. Nếu lập hóa đơn giá trị 0 đồng theo chính sách khuyến mại, phải đảm bảo đầy đủ hồ sơ chứng minh chương trình khuyến mại được thông báo hoặc đăng ký hợp lệ.
Những lỗi thường gặp
Trong thực tế kế toán, nhiều doanh nghiệp thường gặp các lỗi phổ biến sau khi hạch toán quà tặng khách hàng:
- Không xuất hóa đơn: Doanh nghiệp bỏ qua việc xuất hóa đơn cho hàng biếu tặng, dẫn đến vi phạm quy định về hóa đơn điện tử và làm mất minh bạch chi phí.
- Lập sai giá trị trên hóa đơn: Giá trị xuất hóa đơn không đúng giá trị thị trường hoặc không phản ánh đúng chương trình khuyến mại, gây sai lệch trong kê khai thuế GTGT đầu ra.
- Kê khai sai kỳ thuế: Thuế GTGT đầu ra không kê khai đúng kỳ, gây chậm trễ trong nghĩa vụ nộp thuế và dẫn đến phạt vi phạm.
- Không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh: Khi không có hồ sơ hợp lệ về chương trình khuyến mại, tặng quà, doanh nghiệp dễ bị loại chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Lỗi sai danh sách khách hàng nhận quà hoặc chữ ký xác nhận cũng có thể làm ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn chung xuất cho nhóm khách hàng, nhân viên.
Bài viết trên đây đã hướng dẫn cách hạch toán quà tặng khách hàng, nhân viên chính xác nhất. Việc này rất quan trọng giúp doanh nghiệp minh bạch chi phí đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan kế toán và thuế.
Công ty Quà tặng doanh nghiệp DTH là đơn vị chuyên cung cấp quà tặng in logo, quà tặng khắc tên và các set quà tặng doanh nghiệp theo yêu cầu với cam kết chất lượng cao và mức giá cạnh tranh.
Danh mục sản phẩm phong phú, từ bút ký, sổ da, bình giữ nhiệt, đến các combo quà Tết, set quà vinh danh đều có thể in logo, khắc tên hoặc thiết kế bao bì riêng theo nhận diện thương hiệu. Liên hệ hotline 0975 759 649 hoặc Zalo OA để được tư vấn và báo giá chính xác nhất nhé!
- Những Món Quà ý nghĩa tặng Cô Giáo Khiến Cô Cảm Động Nhất
- Tặng quà gì cho sếp người Nhật để thể hiện sự tôn trọng và tinh tế?
- 10+ Quà tặng khách hàng nước ngoài – Lời tri ân tinh tế từ doanh nghiệp
- Bình nhựa đựng nước có tốt không? Cách lựa chọn bình nước nhựa an toàn sức khỏe
- CÔNG TY QUÀ TẶNG DTH – THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ TẾT NGUYÊN ĐÁN ẤT TỴ 2025