Hạch toán chi phí mua quà Tết cho nhân viên

Hạch toán chi phí mua quà Tết cho nhân viên không chỉ là một nghiệp vụ kế toán bình thường  nếu làm sai, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro bị loại chi phí khi kiểm tra thuế, thậm chí bị truy thu, phạt vi phạm quy định thuế. Chính vì thế, việc hiểu rõ nguyên tắc và cách hạch toán đúng là điều bắt buộc, không thể bỏ qua.  

Bài viết này, DTH Gift giúp bạn hiểu rõ cách hạch toán chi phí mua quà Tết cho nhân viên theo đúng quy định thuế, đảm bảo chi phí được chấp nhận khi quyết toán và tránh rủi ro bị loại trừ, xử phạt

Chi phí quà Tết cho nhân viên là gì và có thể hạch toán không?

Chi phí quà Tết cho nhân viên là khoản doanh nghiệp chi ra để tặng quà cho người lao động vào dịp Tết Nguyên Đán hoặc các ngày lễ đặc biệt như 8/3, 20/10, Trung thu, sinh nhật,…. Đây không chỉ là hành động tri ân, mà còn thể hiện sự quan tâm và góp phần tạo động lực làm việc cho đội ngũ nhân viên.

Theo quy định, doanh nghiệp được phép hạch toán khoản chi quà Tết cho nhân viên vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Quyết định tặng quà Tết cho nhân viên do lãnh đạo ký.
• Danh sách nhân viên nhận quà có xác nhận.
• Hóa đơn mua hàng hóa hoặc dịch vụ quà tặng.
• Chứng từ thanh toán rõ ràng, đúng quy định.

Khi thực hiện đúng, khoản chi này được chấp nhận khi tính thuế TNDN, giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ quy định, vừa tránh rủi ro trong kỳ quyết toán thuế.

Hướng dẫn xuất hóa đơn quà tặng tết cho nhân viên

Khi doanh nghiệp chuẩn bị quà tặng nhân viên, việc xuất hóa đơn là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong công tác kế toán. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách xuất hóa đơn cho quà tặng nhân viên.

STT	Tiêu thức trên hóa đơn	Cách ghi chi tiết
1	Tên hóa đơn	Ghi rõ loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng.
2	Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn	Ghi theo mẫu số và ký hiệu hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp.
3	Ngày tháng năm lập hóa đơn	Ghi ngày tặng quà cho nhân viên.
4	Tên người mua hàng	Ghi tên nhân viên nhận quà.
5	Địa chỉ người mua hàng	Ghi địa chỉ của nhân viên nhận quà.
6	Mã số thuế người mua hàng	Ghi mã số thuế của nhân viên nhận quà (nếu có).
7	Tên đơn vị bán hàng	Ghi tên doanh nghiệp tặng quà.
8	Địa chỉ, mã số thuế của đơn vị bán	Ghi địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp tặng quà.
9	Tên hàng hóa, dịch vụ	Ghi tên quà tặng (ví dụ: “Quà Tết cho nhân viên”).
10	Đơn vị tính	Ghi đơn vị tính của quà tặng (ví dụ: “cái”, “hộp”, “thùng”).
11	Số lượng	Ghi số lượng quà tặng.
12	Đơn giá	Ghi giá trị của quà tặng tại thời điểm tặng.
13	Thành tiền	Số tiền = Đơn giá × Số lượng.
14	Thuế suất GTGT	Ghi thuế suất GTGT áp dụng cho quà tặng (thường là 10%).
15	Tiền thuế GTGT	Tiền thuế GTGT = Thành tiền × Thuế suất GTGT.
16	Tổng cộng tiền thanh toán	Tổng cộng = Thành tiền + Tiền thuế GTGT.
17	Hình thức thanh toán	Ghi “Không thu tiền” hoặc để trống.
18	Ghi chú	Ghi “Hàng tặng không thu tiền” để làm căn cứ hạch toán chi phí.

Quy trình hạch toán chi phí quà Tết cho nhân viên

Để việc chi quà Tết diễn ra minh bạch, đúng quy định và dễ dàng kiểm soát ngân sách, doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình hạch toán rõ ràng. Quy trình này giúp ghi nhận chi phí hợp pháp, tránh sai sót trong kế toán, đồng thời tạo cơ sở pháp lý khi quyết toán thuế. Dưới đây là các bước cơ bản mà doanh nghiệp thường áp dụng:

Lập kế hoạch ngân sách quà Tết

Trước khi mua quà, doanh nghiệp cần xác định số lượng nhân viên, giá trị quà trung bình và loại quà tặng (hiện vật hay phi vật chất). Việc lập kế hoạch giúp kiểm soát ngân sách, tránh chi quá mức và phân bổ hợp lý cho từng phòng ban hoặc cấp bậc nhân viên.

Thu thập hóa đơn và chứng từ

Sau khi lựa chọn nhà cung cấp quà tặng, doanh nghiệp cần yêu cầu hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn nội bộ. Đồng thời, giữ biên bản nhận quà hoặc phiếu xuất kho để làm căn cứ hạch toán, đảm bảo đầy đủ chứng từ cho kế toán và kiểm toán.

Ghi nhận chi phí vào sổ sách kế toán

Chi phí quà Tết thường được ghi nhận vào chi phí chăm sóc nhân viên. Doanh nghiệp cần hạch toán đúng số tiền, thời điểm chi và phân loại chính xác theo loại chi phí để khi báo cáo tài chính hoặc quyết toán thuế, các khoản chi được chấp nhận hợp lệ.

Báo cáo và quyết toán

Cuối cùng, tất cả các chứng từ, hóa đơn và số liệu chi phí cần được tổng hợp và lập báo cáo đầy đủ. Điều này giúp doanh nghiệp quyết toán thuế đúng quy định, đồng thời lưu trữ hồ sơ minh bạch cho các lần kiểm tra sau này.

Mẫu bút toán hạch toán chi phí mua quà Tết cho nhân viên

Việc hạch toán chi phí mua quà Tết cho nhân viên là một phần quan trọng trong công tác kế toán doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ của chi phí khi quyết toán thuế TNDN. Dưới đây là các bước hạch toán chi tiết:

Khi mua quà về nhập kho

Kế toán ghi nhận giá trị quà Tết nhập kho, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có) và nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp, làm căn cứ hợp lệ cho việc hạch toán chi phí sau này.

• Nợ TK 156: Giá trị quà mua về để tặng.

• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên hóa đơn mua quà tặng (nếu có).

• Có TK 111/112/331: Số tiền phải thanh toán cho người bán.

Khi tặng quà cho nhân viên

Khi xuất quà tặng, cần ghi giảm hàng tồn kho và chuyển giá trị sang chi phí quản lý (TK 642) để được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.

• Nợ TK 642: Chi phí quà tặng cho nhân viên.

• Có TK 156: Giá trị quà tặng đã xuất kho.

• Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào tương ứng (nếu có).

Lưu ý quan trọng:

• Chi phí quà tặng cho nhân viên được coi là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có đầy đủ chứng từ hợp lệ và tổng khoản chi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Thuế GTGT đầu vào chỉ được khấu trừ khi có hóa đơn hợp lệ và quà tặng được sử dụng cho mục đích kinh doanh.

3 lưu ý khi hạch toán quà Tết

Khi hạch toán chi phí quà Tết, doanh nghiệp cần đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hợp pháp. Một số lưu ý quan trọng giúp kế toán tránh sai sót, đồng thời thuận tiện trong quá trình kiểm tra và quyết toán thuế:

Giữ hóa đơn hợp pháp và chứng từ đầy đủ

Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn nội bộ, kèm theo các chứng từ liên quan như phiếu xuất kho, biên bản nhận quà. Việc này đảm bảo chi phí được ghi nhận hợp lệ, đồng thời tạo cơ sở pháp lý khi quyết toán hoặc kiểm tra thuế.

Tránh hạch toán nhầm quà Tết với chi phí khác

Quà Tết là khoản chi chăm sóc nhân viên, không nên ghi nhầm vào chi phí vận hành, chi phí marketing hay các khoản thưởng khác. Việc phân loại đúng giúp báo cáo tài chính và báo cáo thuế phản ánh chính xác chi phí thực tế.

Phân biệt chi phí cho nhân viên và khách hàng/doanh nghiệp khác

Nếu doanh nghiệp có quà Tết cho nhân viên và quà tặng cho khách hàng hoặc đối tác, cần ghi nhận riêng biệt. Việc phân biệt này giúp tính đúng chi phí hợp lý cho từng loại, đồng thời tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Việc hạch toán chi phí mua quà Tết cho nhân viên là nghiệp vụ kế toán quan trọng, đòi hỏi tuân thủ đúng quy định pháp luật, thuế và hóa đơn. Ghi nhận sai có thể dẫn đến rủi ro khi quyết toán hoặc bị truy thu thuế. Thực hiện đúng giúp sổ sách minh bạch, quản lý ngân sách hiệu quả và tối ưu lợi ích tài chính dịp cuối năm.

Công ty Quà tặng DTH là đơn vị uy tín tại Việt Nam cung cấp quà tặng doanh nghiệp trọn gói: thiết kế, in ấn, gia công và đóng gói. DTH mang đến các món quà tặng in logo, khắc tên ý nghĩa, sang trọng, phù hợp làm quà Tết cho nhân viên và khách hàng. Liên hệ hotline: 0975.759.649 để được tư vấn và báo giá nhanh chóng.