Hướng dẫn chi tiết soạn mẫu đề xuất tặng quà khách hàng chuyên nghiệp

Việc soạn một mẫu đề xuất tặng quà khách hàng chuyên nghiệp đang là thách thức với nhiều doanh nghiệp. Nếu soạn không đúng, chương trình có thể bị chậm tiến độ, chi phí vượt ngân sách hoặc lựa chọn quà không phù hợp, ảnh hưởng đến hiệu quả tri ân và hình ảnh thương hiệu.

Vậy làm sao để xây dựng một đề xuất chuẩn, chi tiết và thuyết phục? Bài viết này, DTH Gift sẽ hướng dẫn bạn từng bước soạn mẫu đề xuất tặng quà khách hàng chuyên nghiệp, từ lập kế hoạch, phân tích đối tượng, chọn quà đến dự trù ngân sách, giúp chương trình triển khai hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Mẫu đề xuất tặng quà khách hàng là gì?

Mẫu đề xuất tặng quà khách hàng là văn bản chính thức được soạn nhằm trình bày kế hoạch và ý tưởng tặng quà đến khách hàng, gửi lên ban lãnh đạo hoặc các bộ phận liên quan để xem xét và phê duyệt.

Nói một cách đơn giản, đây là bản kế hoạch chi tiết bao gồm lý do tặng quà, nhóm khách hàng nhận quà, loại quà, ngân sách và phương thức triển khai. Mục đích chính của mẫu đề xuất là giúp người có thẩm quyền hiểu rõ phương án, từ đó đồng thuận và hỗ trợ triển khai chương trình quà tặng một cách hiệu quả, chuyên nghiệp.

Vì sao mẫu đề xuất quà tặng khách hàng lại quan trọng?

Đối với một doanh nghiệp mẫu đề xuất tặng quà khách hàng là rất quan trọng. Mẫu đề xuất quà tặng khách hàng giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng loại quà, đúng đối tượng và đúng ngân sách, tránh tình trạng chọn quà cảm tính hoặc thiếu nhất quán.

Nhờ có tài liệu này, doanh nghiệp dễ dàng đánh giá tính phù hợp của từng phương án quà tặng với mục tiêu chiến dịch và hình ảnh thương hiệu.

Bên cạnh đó, mẫu đề xuất còn giúp quy trình làm việc rõ ràng và chuyên nghiệp hơn. Các bộ phận liên quan hay ban lãnh đạo đều nắm được số lượng, chi phí, thời gian tránh sai sót và rút ngắn tiến độ. Một mẫu đề xuất chuẩn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao trải nghiệm khách hàng và đảm bảo hiệu quả thực tế của chương trình quà tặng.

Hướng dẫn chi tiết cách viết mẫu đề xuất quà tặng cho khách hàng

Việc tặng quà khách hàng không chỉ là hành động tri ân mà còn là một chiến lược kinh doanh quan trọng nhằm củng cố mối quan hệ, tăng cường lòng trung thành và thúc đẩy doanh số.

Để đảm bảo chương trình quà tặng đạt hiệu quả tối ưu và được cấp trên phê duyệt ngân sách, việc soạn thảo một văn bản đề xuất phải chính thức, rõ ràng và có tính thuyết phục cao.

Bản hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn xây dựng một đề xuất hoàn chỉnh, từ thể thức hành chính trang trọng đến việc dự trù ngân sách minh bạch và đo lường hiệu quả.

1. Thể thức hành chính (phần đầu văn bản)

• Quốc hiệu & Tiêu ngữ: Luôn đặt ở trên cùng, căn giữa, in hoa (Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM).
• Tên Cơ quan/Ký hiệu: Ghi tên công ty/phòng ban đề xuất và Số hiệu văn bản (Theo quy tắc nội bộ). Giúp văn bản có tính pháp lý và dễ quản lý.
• Địa điểm và thời gian: Ghi rõ nơi lập và ngày tháng năm lập đề xuất.
• Tên đề xuất: Phải rõ ràng, nêu bật được sự kiện và mục đích (Ví dụ: Đề xuất Triển khai Chương trình Tặng quà tri ân Khách hàng dịp Tết Nguyên đán 2026).
• Kính gửi: Xác định rõ người/bộ phận có thẩm quyền duyệt và cấp ngân sách (Thường là Ban Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc).

2. Tóm tắt đề xuất

Phần tóm tắt phải được viết ngắn gọn, súc tích trong khoảng 3 đến 5 dòng, tổng hợp toàn bộ các yếu tố quan trọng nhất của đề xuất để cấp quản lý có thể nắm bắt nhanh và đưa ra quyết định.

Khi viết, bạn cần liên kết chặt chẽ các ý sau đây thành một đoạn văn hoàn chỉnh:

• Mục tiêu chính và đối tượng: Bắt đầu bằng việc nêu rõ mục đích của chương trình (Tri ân, thúc đẩy kinh doanh) và nhóm khách hàng mục tiêu cùng số lượng dự kiến.
• Thời gian triển khai: Cung cấp khung thời gian chính thức để biết khi nào chương trình được thực hiện.
• Tổng ngân sách đề xuất: Nêu con số tổng cuối cùng, làm nổi bật quy mô chi phí.
• Kết quả mong đợi (KPIs): Kết thúc bằng việc nhấn mạnh lợi ích cụ thể và đo lường được mà công ty sẽ nhận lại từ việc đầu tư này.

3. Bối cảnh và mục tiêu chi tiết

Phần này có nhiệm vụ cung cấp thông tin nền tảng và làm rõ các mục tiêu đã được đề cập trong phần tóm tắt, giúp cấp quản lý hiểu rõ lý do và ý nghĩa sâu sắc của chương trình.

Bối cảnh

Phần này cần giải thích logic và căn cứ khiến công ty cần thực hiện chiến dịch tặng quà này ngay tại thời điểm hiện tại. Khi viết, bạn cần tập trung vào các yếu tố dưới đây để xây dựng luận điểm thuyết phục:

• Tình hình thị trường và cạnh tranh: Phân tích bối cảnh bên ngoài, ví dụ: Đối thủ đang có các chương trình tri ân mạnh mẽ, hoặc cần hành động để chuẩn bị đối phó với sự kiện cạnh tranh lớn.
• Thời điểm chiến lược: Nêu rõ chương trình được thực hiện để chuẩn bị cho mùa mua sắm cao điểm sắp tới (ví dụ: Lễ Tết, Black Friday) hoặc dịp lễ lớn của ngành hàng.
• Mối quan hệ khách hàng: Nhấn mạnh sự cần thiết phải củng cố mối quan hệ với khách hàng sau một sự cố hoặc cần phải phản hồi một phản hồi tiêu cực nào đó một cách chủ động.
• Thương hiệu và sản phẩm mới: Giải thích rằng chương trình nhằm tăng cường nhận diện thương hiệu hiệu quả cho một sản phẩm/dịch vụ mới sắp ra mắt hoặc cần duy trì hình ảnh thương hiệu tích cực.

Mục tiêu chi tiết

Phần này sẽ liệt kê các mục tiêu cụ thể hơn so với phần tóm tắt, đảm bảo rằng chúng có thể đo lường được bằng các chỉ số rõ ràng.

• Về mối quan hệ: Mục tiêu liên quan đến việc duy trì và phát triển khách hàng.

Ví dụ: Duy trì tỷ lệ giữ chân khách hàng (Retention Rate) ở mức 80% trong quý tiếp theo.

• Về doanh số: Mục tiêu phải gắn liền với con số tăng trưởng doanh thu từ nhóm khách hàng được tri ân trong một khoảng thời gian nhất định.

Ví dụ: Tăng 5% doanh thu từ nhóm khách hàng VIP trong 3 tháng sau khi tặng quà.

• Về thương hiệu: Mục tiêu liên quan đến cảm nhận của khách hàng, sự lan truyền hoặc phản hồi từ công chúng.

Ví dụ: Thu thập ít nhất 100 phản hồi tích cực từ khách hàng về chương trình quà tặng trên các kênh truyền thông xã hội.

• Về chi phí: Mục tiêu đảm bảo việc sử dụng ngân sách hiệu quả và có trách nhiệm.

Ví dụ: Sử dụng ngân sách hiệu quả, không vượt quá 120% chi phí dự kiến đã phê duyệt ban đầu (chỉ sử dụng phần dự phòng nếu cần).

4. Phân tích đối tượng & quà tặng

Bước này chúng ta sẽ đi chia nhóm khách hàng theo giá trị họ mang lại cho công ty (Lợi nhuận).

Nội dung:

• Chia nhóm: Phân loại khách hàng rõ ràng (Ví dụ: VIP, Gold, Standard).
• Tiêu chí: Ghi rõ điều kiện để khách hàng được xếp vào nhóm đó và nhận quà (Ví dụ: Tích lũy chi tiêu trên 50 triệu VNĐ).
• Loại quà: Đề xuất loại quà phù hợp với ngân sách và hình ảnh thương hiệu. Giải thích lý do lựa chọn quà đó (Ví dụ: Chọn bình giữ nhiệt in logo vì tính hữu dụng cao và phù hợp với lối sống hiện đại và có thể quảng bá hình ảnh thương hiệu).

5. Kế hoạch triển khai

Phần này phải phác thảo các bước cần thiết để đưa chương trình quà tặng vào thực tế, chứng minh tính khả thi của đề xuất.

• Thời gian chuẩn bị: Phần này xác định rõ khoảng thời gian cần thiết để chuyển từ giai đoạn phê duyệt sang giai đoạn sẵn sàng giao quà. Ghi rõ khoảng thời gian cần thiết từ lúc đề xuất được phê duyệt chính thức đến khi hoàn tất mọi công tác chuẩn bị quà tặng.
• Thời gian triển khai tặng quà: Xác định khung thời gian chính thức để quà đến tay khách hàng. Nêu rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc chương trình tặng quà (ví dụ: Từ 15/12 đến 25/12) để đội ngũ Sales/CSKH và Logistics chuẩn bị lịch trình giao nhận.
• Các hoạt động chính: Liệt kê các bước cụ thể cần thực hiện một cách tuần tự để triển khai chương trình.
  • Lên danh sách khách hàng mục tiêu theo tiêu chí: Xác định danh sách chính thức
  • Lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng quà tặng: Tiến hành đàm phán, chốt hợp đồng và đặt mua quà.
  • Kiểm tra chất lượng và đóng gói quà tặng: Đảm bảo quà tặng đạt tiêu chuẩn trước khi đóng gói kèm bao bì và thông điệp đã duyệt.
  • Lập kế hoạch giao nhận và phương thức giao quà: Xác định lộ trình, nhân sự và phương thức giao quà phù hợp (trực tiếp, chuyển phát) cho từng nhóm khách hàng.
  • Hoạt động truyền thông nội bộ và bên ngoài (nếu có): Chuẩn bị các thông báo nội bộ cho đội ngũ Sales/CSKH và có thể là hoạt động truyền thông bên ngoài về chương trình tri ân (nếu phù hợp với chiến lược).
• Bộ phận phụ trách: Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng phòng ban trong quá trình triển khai.
  • Bộ phận chủ trì: [Ví dụ: Phòng Marketing] chịu trách nhiệm chính về tổng thể kế hoạch và ngân sách.
  • Bộ phận phối hợp: [Ví dụ: Phòng Kinh doanh (Sales)] chịu trách nhiệm chốt danh sách và giao quà trực tiếp. [Phòng Kế toán] chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí và thanh toán hợp đồng.

6. Dự trù ngân sách

Phần này cần liệt kê rõ ràng các khoản mục chi phí để cấp quản lý có thể hình dung toàn bộ ngân sách cần thiết. Việc trình bày phải chi tiết, minh bạch và có tính thuyết phục cao. Trình bày chi phí theo từng hạng mục rõ ràng, sau đó tổng hợp lại để đưa ra con số đề xuất cuối cùng.

Nội dung chi tiết:

• Chi phí quà tặng: Đây là tổng tiền cho việc mua sắm các sản phẩm quà tặng. Phần này cần ghi rõ tổng chi phí cho từng nhóm khách hàng (VIP, Thân thiết…)
• Chi phí đóng gói & bao bì: Bao gồm các chi phí liên quan đến thiết kế, in ấn hộp quà, túi, và thiệp chúc mừng. Cần ước tính chi phí thiết kế và chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị quà.
• Chi phí vận chuyển/giao nhận: Bao gồm chi phí ship, phí chi nhân sự cho việc giao quà. Cần tính toán phí giao hàng dựa trên số lượng quà và khu vực địa lý (nếu có).
• Chi phí phát sinh khác (dự phòng): Đây là một khoản nhỏ, thường từ 5-10% tổng chi phí, để phòng trường hợp có những chi phí không lường trước. Việc này giúp quản lý rủi ro ngân sách.
• Tổng ngân sách: Cộng tổng tất cả các khoản chi phí trên để có được tổng ngân sách đề xuất.

7. Kết luận và đề xuất hành động (Phần cuối)

Phần này bao gồm lời khẳng định, đề nghị chính thức và lời cảm ơn trang trọng.

• Kết luận: Tái khẳng định lợi ích của chương trình (Tri ân khách hàng, tăng trưởng doanh số) và tầm quan trọng của việc phê duyệt đúng thời điểm.
• Đề nghị: Trình bày lời đề nghị chính thức (Đề nghị cấp ngân sách và phê duyệt kế hoạch) để cấp trên ký duyệt. Ví dụ: Kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt Tổng ngân sách [Tổng số tiền] VNĐ và thông qua kế hoạch triển khai đã nêu để Phòng [Tên Phòng] kịp thời triển khai chương trình, đạt được các mục tiêu đã đề ra.
• Lời cảm ơn: Sử dụng lời lẽ trang trọng để bày tỏ sự cảm ơn đối với sự quan tâm và tạo điều kiện của cấp quản lý.
• Ký duyệt: Phần này là vị trí ký duyệt của người đề xuất và phần trống để Ban Giám đốc phê duyệt.

3 lưu ý khi soạn mẫu đề xuất mua quà cho khách hàng

Soạn mẫu đề xuất mua quà cho khách hàng không chỉ đơn thuần là liệt kê các món quà hay ngân sách, mà còn là cách doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, tính thuyết phục và khả năng hoạch định chiến lược chăm sóc khách hàng.

Một đề xuất được chuẩn bị kỹ lưỡng giúp người duyệt nhanh chóng nắm được mục tiêu, giá trị và phương án triển khai, từ đó đưa ra quyết định chính xác và kịp thời. Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn những điểm cần lưu ý để soạn một mẫu đề xuất hiệu quả và chuyên nghiệp.

Trình bày rõ ràng, mạch lạc và thuyết phục

Trước khi đi vào chi tiết, điều quan trọng là đảm bảo người đọc nắm được mục đích và giá trị của đề xuất ngay từ đầu. Khi soạn mẫu đề xuất, cần trình bày nội dung gọn gàng, mạch lạc để người duyệt dễ hiểu và theo dõi.

Mỗi lý do đưa ra nên thuyết phục, liên kết trực tiếp với mục tiêu phát triển, lợi nhuận hoặc uy tín thương hiệu của công ty. Nội dung cần tập trung vào các yếu tố quan trọng như đối tượng nhận quà, loại quà, ngân sách và phương án triển khai.

Đảm bảo thông tin chính xác

Một mẫu đề xuất chỉ hiệu quả khi các thông tin trình bày chính xác và đầy đủ. Trước hết, hãy kiểm tra kỹ các số liệu về chi phí, số lượng quà, thời gian triển khai và phương án nhà cung cấp. Thông tin chi tiết, rõ ràng giúp người duyệt đánh giá đúng phương án, tránh lan man hay lặp ý, đồng thời tăng tính thuyết phục của đề xuất.

Chú ý đến hình thức trình bày

Hình thức trình bày là yếu tố tạo ấn tượng đầu tiên và giúp người đọc dễ theo dõi nội dung. Cần lựa chọn phông chữ, cỡ chữ, khoảng cách dòng và bố cục hợp lý để tờ trình vừa chuyên nghiệp vừa dễ đọc.

Bổ sung danh sách các nhà cung cấp quà tặng uy tín cũng giúp người duyệt đề xuất có thêm cơ sở tham khảo và lựa chọn phương án triển khai hiệu quả.

Bài viết trên đây đã hướng dẫn chi tiết cách soạn mẫu đề xuất tặng quà khách hàng chuyên nghiệp, từ lập kế hoạch, phân tích đối tượng, lựa chọn quà tặng đến dự trù ngân sách, giúp doanh nghiệp triển khai chương trình hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tối ưu nguồn lực.

Công ty Quà tặng doanh nghiệp DTH là đơn vị chuyên cung cấp quà tặng in logo, quà tặng khắc tên và các set quà tặng theo yêu cầu với cam kết chất lượng cao và mức giá cạnh tranh. theo yêu cầu, cam kết chất lượng cao và mức giá cạnh tranh.

Danh mục sản phẩm phong phú, từ bút ký, sổ da, bình giữ nhiệt, đến các combo quà Tết hay set quà vinh danh, đều có thể in logo, khắc tên hoặc thiết kế bao bì riêng theo nhận diện thương hiệu. Liên hệ hotline: 0975.759.649 hoặc Zalo OA để được tư vấn và báo giá chính xác nhất.