Checklist 10 bước chuẩn bị trước khi đặt ô dù in logo làm quà tặng

Checklist 10 bước chuẩn bị trước khi đặt ô dù in logo làm quà tặng là cẩm nang thiết yếu giúp doanh nghiệp tránh khỏi những sai lầm gây lãng phí ngân sách. Thực tế, không ít đơn vị gặp phải tình trạng sai file thiết kế, đội chi phí, chậm tiến độ hoặc logo in ra không đúng như mong muốn chỉ vì thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ đầu.

Những lỗi này không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín thương hiệu trong mắt khách hàng và đối tác. Để sở hữu những món quà tặng hoàn hảo, chất lượng và chuyên nghiệp nhất, hãy cùng DTH Gift điểm qua quy trình chuẩn bị chi tiết ngay dưới đây.

Bước 1 – Xác định mục tiêu quà tặng và cân đối ngân sách phù hợp

Đây là bước nền tảng quan trọng nhất trong quy trình đặt ô dù in logo. Việc thấu hiểu đối tượng nhận quà và khả năng tài chính không chỉ giúp bạn lựa chọn đúng phân khúc sản phẩm mà còn đảm bảo món quà mang lại giá trị thiết thực, tránh lãng phí và tối ưu hóa hiệu quả quảng bá thương hiệu.

Phân loại đối tượng nhận quà để chọn sản phẩm phù hợp

Một món quà tặng chỉ thực sự phát huy tối đa giá trị khi nó chạm đúng nhu cầu và vị thế của người nhận. Việc hiểu rõ đối tượng mục tiêu không chỉ giúp bạn tối ưu ngân sách mà còn thể hiện sự tinh tế và trân trọng của thương hiệu. Tùy vào đặc điểm và kỳ vọng của từng nhóm khách hàng, bạn có thể tham khảo các phương án lựa chọn sản phẩm phù hợp sau đây:

• Nhân viên công ty: Ưu tiên tính thực dụng và tiện lợi. Các mẫu ô dù gấp gọn (gấp 2 hoặc gấp 3) là lựa chọn hoàn hảo vì dễ dàng mang theo khi đi làm, cất gọn trong túi xách hoặc ngăn kéo bàn làm việc.
• Khách hàng VIP và Đối tác: Đề cao sự sang trọng và đẳng cấp. Bạn nên chọn những mẫu ô dù cao cấp như dù cán thẳng cao cấp, tay cầm bằng gỗ để khẳng định vị thế của người tặng và người nhận.
• Tặng đại trà, quà tặng khách hàng (Sự kiện, roadshow, quà tặng khuyến mãi): Tập trung vào số lượng lớn, giá thành hợp lý và khả năng nhận diện thương hiệu mạnh mẽ. Các mẫu ô dù  như gấp 2, gấp 3 nhỏ gọn có màu sắc đồng bộ với logo công ty, kích thước tiêu chuẩn sẽ giúp tạo hiệu ứng đám đông hiệu quả.

Thiết lập ngân sách dự kiến để định hình phân khúc

Khi bạn xác định được ngân sách rõ ràng, đây sẽ là căn cứ quan trọng nhất để nhà cung cấp tư vấn các phương án sản xuất phù hợp, giúp quy trình làm việc trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn:

• Khoanh vùng phân khúc sản phẩm: Ngân sách sẽ trực tiếp quyết định chiếc ô của bạn nằm ở phân khúc nào. Từ mức giá dự kiến, bạn có thể dễ dàng chọn lựa tổ hợp chất liệu từ vải dù, khung xương cho đến cán cầm sao cho tương xứng với số tiền đầu tư, đảm bảo sản phẩm nhận được có chất lượng tối ưu nhất trong tầm giá.
• Cân đối số lượng và quy cách in ấn: Con số ngân sách giúp bạn xác định được số lượng đặt hàng mục tiêu để nhận được mức chiết khấu tốt nhất. Đồng thời, nó cũng định hướng việc lựa chọn công nghệ in ấn logo sao cho vừa đảm bảo tính thẩm mỹ, vừa không vượt quá kế hoạch tài chính ban đầu của doanh nghiệp.
• Hạn chế các chi phí phát sinh: Việc làm rõ khả năng tài chính ngay từ bước đầu giúp loại bỏ các phương án không khả thi, giúp bạn và nhà cung cấp tập trung vào những giải pháp thực tế nhất, tránh việc phải điều chỉnh thiết kế hay thay đổi quy cách nhiều lần gây mất thời gian.
  

  

Bước 2 – Lựa chọn kiểu dáng và kích thước ô dù phù hợp với người dùng

Việc chọn đúng kiểu dáng không chỉ đảm bảo tính thẩm mỹ mà còn quyết định sự hài lòng của người nhận. Một chiếc ô phù hợp sẽ giúp thương hiệu của bạn được khách hàng yêu thích và sử dụng thường xuyên hơn.

Lựa chọn kiểu dáng theo nhu cầu sử dụng

• Ô gấp 3 (Gọn nhẹ): Nhỏ gọn nhất, dễ dàng bỏ túi xách hoặc cốp xe. Đây là lựa chọn hàng đầu cho dân văn phòng hoặc các chương trình quà tặng khuyến mãi số lượng lớn.
• Ô gấp 2 (Tiện lợi): Sự kết hợp hoàn hảo giữa khung xương chắc chắn và tính linh động. Tán dù rộng rãi nhưng vẫn đủ gọn để mang theo hàng ngày.
• Ô cán thẳng (Bền bỉ): Mang phong cách truyền thống, bộ khung cực kỳ chắc chắn, chịu được gió lớn. Phù hợp cho các sự kiện ngoài trời hoặc làm quà tặng tại các khách sạn, resort.
• Ô cán cong (Sang trọng): Thiết kế cổ điển với tay cầm uốn cong tinh tế bằng gỗ hoặc nhựa cao cấp. Đây là dòng dù mang tính thẩm mỹ cao, tạo vẻ lịch lãm cho người sử dụng.
• Ô gập ngược (Độc đáo): Giải pháp thông minh dành riêng cho người đi ô tô, giúp không làm ướt sàn xe khi đóng dù. Một món quà hiện đại và đầy ấn tượng.

Xác định kích thước tán dù (Bán kính)

• Cá nhân (Bán kính 50cm – 60cm): Kích thước tiêu chuẩn, che chắn tốt cho một người mà vẫn đảm bảo sự nhẹ nhàng.
• Gia đình/Sự kiện (Bán kính 70cm – 75cm): Tán dù siêu rộng, đủ sức che chắn cho 2-3 người hoặc dùng trong các hội nghị ngoài trời.

Bước 3 – Lựa chọn chất liệu vải, khung xương và cán dù bền bỉ

Để món quà tặng thực sự giá trị và gắn bó lâu dài với người nhận, bạn cần khắt khe trong việc kiểm soát chất lượng linh kiện cấu thành nên sản phẩm. Độ bền của chiếc ô chính là thước đo uy tín của thương hiệu. Món quà bền bỉ sẽ giúp khách hàng nhớ tới doanh nghiệp lâu hơn. Hãy cùng điểm qua những chất liệu ưu việt nhất hiện nay để có lựa chọn thông minh nhất:

Chất liệu vải dù: 

Tùy vào nhu cầu ưu tiên về khả năng chống nắng hay độ sắc nét của logo, bạn có thể cân nhắc một trong các loại vải chuyên dụng sau:

• Polyester: Lựa chọn kinh tế, có độ bền cao và khả năng chống nhăn tốt.
• Pongee: Loại vải cao cấp với mật độ sợi dày, bề mặt mịn màng, chống thấm nước tuyệt đối và rất bền màu theo thời gian.
• Pongee tráng bạc: Mặt trong được phủ lớp bạc giúp phản xạ ánh nắng, tăng cường khả năng chống tia UV.
• Pongee tráng keo đen: Đây là dòng vải chống nắng tối ưu nhất, giúp giảm nhiệt độ dưới tán dù rõ rệt. Loại vải này thường không dùng cho kỹ thuật in chuyển nhiệt để đảm bảo độ bền của lớp keo.

Khung và Nan dù

Để chiếc ô luôn vững chãi, không bị biến dạng khi gặp mưa to gió lớn, hệ thống khung xương cần được cấu tạo từ các chất liệu chịu lực tốt:

• Nan kèo Carbon Fiber Glass: Đỉnh cao của công nghệ khung dù hiện nay. Chất liệu sợi thủy tinh carbon cực kỳ nhẹ nhưng có độ đàn hồi siêu cấp, giúp dù không bị gãy kể cả khi bị gió thổi lật ngược.
• Fiberglass kết hợp kim loại và nhựa: Sự pha trộn thông minh này giúp bộ khung vừa có sự cứng cáp của kim loại ở những điểm trụ, vừa có sự dẻo dai ở các nan kèo, tạo nên sự cân bằng hoàn hảo giữa độ bền và trọng lượng.

Chất liệu cán dù 

Phần tay cầm không chỉ quyết định cảm giác thoải mái khi sử dụng mà còn là điểm nhấn thẩm mỹ cuối cùng cho sản phẩm:

• Cán bọc nhựa: Mang lại cảm giác cầm nắm chắc chắn, chống trơn trượt, đa dạng về kiểu dáng, phù hợp với phong cách trẻ trung, hiện đại.
• Cán gỗ: Đem lại vẻ đẹp cổ điển, sang trọng và đẳng cấp. Đây là lựa chọn tuyệt vời cho các dòng quà tặng cao cấp dành cho đối tác hoặc khách hàng VIP

Bước 4 – Chuẩn bị file Logo định dạng Vector chuyên nghiệp

Chất lượng hình ảnh in trên vải dù đẹp hay xấu phụ thuộc rất lớn vào định dạng file thiết kế mà bạn cung cấp. Để logo thương hiệu hiện lên thật sắc nét, không bị nhòe hay vỡ hình khi in trên tán dù rộng, bạn nên lưu ý một số điểm đơn giản sau:

• Sử dụng đúng file thiết kế: Bạn nên gửi cho đơn vị in ấn các file gốc như .AI, .EPS hoặc .PDF. Hãy tránh dùng ảnh chụp màn hình hoặc ảnh lấy từ website (.JPG, .PNG) vì khi phóng to, logo sẽ dễ bị mờ, làm giảm giá trị của món quà.
• Cung cấp mã màu chuẩn: Nếu có mã màu Pantone hay CMYK, bạn hãy gửi kèm theo. Việc này giúp đơn vị sản xuất pha mực chuẩn xác nhất, đảm bảo logo trên ô dù giống hệt với màu sắc thương hiệu của bạn.

Nếu công ty bạn chưa có sẵn các loại file chuyên nghiệp này hoặc đang băn khoăn không biết thiết kế sao cho đẹp, hãy ưu tiên lựa chọn các đơn vị uy tín như DTH Gift. Tại đây, bạn sẽ được đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ thiết kế và vẽ lại logo. Chúng tôi sẽ tư vấn cách sắp xếp logo sao cho hài hòa nhất trên từng múi dù, giúp bạn có được một sản phẩm quà tặng chỉn chu và đúng ý.

Bước 5 – Thiết kế và phê duyệt File Mockup sản phẩm

File Mockup là bản vẽ hình ảnh mô phỏng thực tế, giúp bạn hình dung chính xác chiếc ô dù của mình sẽ trông như thế nào sau khi hoàn thiện.

Sau khi tiếp nhận logo, đơn vị sản xuất sẽ gửi cho bạn một bản thiết kế mô phỏng (File Mockup) trên máy tính. Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng, vì vậy bạn cần kiểm tra thật kỹ các chi tiết sau để tránh sai sót khi sản xuất hàng loạt:

• Vị trí in ấn: Hãy xác định rõ logo sẽ nằm ở những vị trí nào. Bạn có thể chọn in trên 1 múi, 2 múi đối xứng, 4 múi xen kẽ hoặc thậm chí là in tràn toàn bộ tán dù tùy theo sở thích và ngân sách.
• Kích thước logo: Logo cần đủ lớn để dễ dàng nhận diện thương hiệu từ xa. Tuy nhiên, kích thước này phải cân đối với diện tích múi dù để tổng thể chiếc ô trông tinh tế và sang trọng.
• Màu sắc và độ hiển thị: Kiểm tra xem màu logo có nổi bật trên nền vải dù đã chọn không. Một kinh nghiệm quý giá là nếu bạn chọn vải dù màu đậm, hãy yêu cầu đơn vị sản xuất in lót nền trắng để logo không bị xỉn màu và giữ được độ sắc nét cao nhất.

Nếu bạn đang băn khoăn về cách phối màu hoặc chưa biết kích thước nào là chuẩn nhất, các đơn vị uy tín như DTH Gift sẽ hỗ trợ bạn lên nhiều phương án Mockup 3D. Chúng tôi sẽ điều chỉnh bản vẽ cho đến khi bạn hoàn toàn ưng ý, giúp bạn an tâm tuyệt đối trước khi tiến hành ký duyệt sản xuất.

Bước 6 – Yêu cầu sản xuất và kiểm duyệt mẫu thực tế

Đây là công đoạn quan trọng nhất giúp bạn đảm bảo chất lượng đơn hàng trước khi tiến hành sản xuất hàng loạt. Sau khi đã ưng ý với bản vẽ trên máy tính, bạn nên yêu cầu đơn vị sản xuất cung cấp một sản phẩm mẫu hoàn chỉnh. Việc cầm trên tay và trải nghiệm trực tiếp sản phẩm sẽ giúp bạn kiểm soát mọi rủi ro về kỹ thuật. Khi kiểm duyệt mẫu, bạn cần tập trung vào các chi tiết sau:

• Vị trí và kích thước logo: Đây là yếu tố quan trọng nhất để nhận diện thương hiệu. Bạn cần kiểm tra xem logo có được đặt ngay ngắn ở chính giữa múi dù hay không, có bị lệch hay nghiêng không. Kích thước in thực tế trên vải phải đúng như bản thiết kế, đủ nổi bật để nhìn từ xa nhưng vẫn đảm bảo sự tinh tế cho chiếc ô.
• Độ sắc nét của in ấn: Hãy quan sát kỹ các đường nét nhỏ và chi tiết mảnh trong logo xem có bị nhòe, lem mực hay bong tróc không. Màu sắc in trên vải phải chuẩn xác với mã màu doanh nghiệp đã cung cấp.
• Vận hành khung xương: Nếu bạn chọn dù tự động, hãy kiểm tra độ nhạy và sự mượt mà của nút bấm. Với dù cầm tay quà tặng, cần kiểm tra các nan kèo xem có chắc chắn và các khớp nối có hoạt động trơn tru hay không.
• Chất liệu và hoàn thiện: Kiểm tra xem chất vải có đúng loại đã chọn hay không, đồng thời quan sát đường kim mũi chỉ xem có đều đặn và chắc chắn hay không.

Bước 7 – Thỏa thuận các điều khoản hợp đồng và cam kết tiến độ

Việc ký kết hợp đồng chặt chẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi tối đa và tránh được các rủi ro không đáng có về chi phí cũng như chất lượng. Sau khi đôi bên đã thống nhất các phương án triển khai, nội dung hợp đồng cần được thể hiện minh bạch với các điều khoản cụ thể sau:

• Giá trị đơn hàng và thời gian giao nhận: Bạn cần yêu cầu ghi rõ tổng kinh phí sản xuất và thời hạn bàn giao sản phẩm chính xác. Điều này giúp bạn kiểm soát tốt kế hoạch, đảm bảo có quà tặng kịp lúc cho ngày tổ chức sự kiện của công ty.
• Quy cách đóng gói hoàn thiện: Hãy thỏa thuận chi tiết về các phụ kiện đi kèm như bao vải cùng màu hoặc hộp quà tặng cao cấp. Sự chỉn chu từ khâu đóng gói sẽ giúp món quà trở nên trang trọng hơn khi trao đến tay khách hàng.
• Chính sách bảo hành và đổi trả: Để đảm bảo uy tín, hợp đồng nên có điều khoản đổi trả một đổi một nếu sản phẩm phát sinh lỗi từ nhà sản xuất như logo bị bong tróc, khung xương hoạt động không ổn định hoặc vải dù bị rách.

Bước 8 – Đặt cọc và giám sát quy trình sản xuất hàng loạt

Sau khi các thủ tục pháp lý hoàn tất, việc thực hiện thanh toán tạm ứng sẽ giúp đơn hàng chính thức được kích hoạt và đi vào giai đoạn sản xuất.

Thông thường, mức đặt cọc sẽ dao động từ 30% đến 50% tổng giá trị đơn hàng tùy theo thỏa thuận. Ngay khi nhận được khoản tạm ứng, nhà cung cấp sẽ tiến hành nhập nguyên vật liệu và triển khai dây chuyền sản xuất.

Với những đơn hàng có số lượng từ 500 đến 1000 chiếc trở lên, việc theo dõi sát sao là rất cần thiết. Bạn hoàn toàn có quyền yêu cầu nhà cung cấp cập nhật tình hình thực tế thông qua hình ảnh hoặc video tại xưởng in và khu vực lắp ráp nan kèo.

Việc cập nhật thông tin thường xuyên giúp bạn kiểm soát được tiến độ in ấn có sắc nét hay không, màu sắc vải có đồng nhất không và quan trọng nhất là đơn hàng có kịp bàn giao đúng ngày cam kết hay không.

Bước 9 – Kiểm tra chất lượng và thực hiện đồng kiểm khi nhận hàng

Giai đoạn bàn giao là thời điểm quan trọng để bạn đánh giá lại toàn bộ chất lượng lô hàng so với những cam kết ban đầu. Khi hàng được giao đến kho, bạn nên dành thời gian thực hiện việc đồng kiểm cùng với đơn vị vận chuyển hoặc nhân viên của nhà cung cấp. Để quá trình kiểm tra diễn ra nhanh chóng và chính xác, bạn có thể thực hiện theo các lưu ý sau:

• Kiểm tra xác suất số lượng và quy cách: Hãy chọn ngẫu nhiên một số thùng hàng để kiểm tra số lượng thực tế bên trong. Đồng thời, bạn cần đối chiếu xem màu sắc vải, kiểu dáng cán dù và quy cách đóng gói có đúng như thỏa thuận trong hợp đồng hay không.
• Đánh giá chất lượng in ấn và vận hành: Bạn nên mở thử một vài chiếc dù bất kỳ để kiểm tra độ sắc nét của logo và kiểm tra xem nút bấm mở dù có hoạt động trơn tru không. Việc đồng kiểm ngay tại chỗ giúp hai bên dễ dàng xác nhận tình trạng hàng hóa, tránh các tranh chấp về hư hỏng sau khi đã nhập kho.

Bước 10 – Thanh toán phần còn lại và hoàn tất nghiệm thu

Sau khi đã xác nhận hàng hóa đầy đủ về số lượng và đạt chuẩn về chất lượng, hai bên sẽ tiến hành các thủ tục cuối cùng để khép lại dự án quà tặng. Đây là giai đoạn hoàn tất các nghĩa vụ về tài chính và thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài:

• Thanh toán và bàn giao chứng từ: Doanh nghiệp tiến hành thanh toán phần giá trị còn lại của hợp đồng. Đồng thời, bạn cần thu thập đầy đủ hóa đơn, biên bản nghiệm thu và phiếu bảo hành để làm cơ sở cho việc quản lý tài chính và xử lý hậu mãi sau này.
• Phản hồi và duy trì kết nối: Bạn hãy dành chút thời gian phản hồi cho nhà cung cấp về chất lượng dịch vụ và sản phẩm. Việc duy trì mối quan hệ tốt với những đơn vị uy tín như DTH Gift sẽ giúp bạn nhận được mức giá ưu đãi hơn, cũng như sự hỗ trợ ưu tiên và nhanh chóng hơn cho những chiến dịch quà tặng trong tương lai.

Lời khuyên: Nếu ngân sách cho phép, bạn nên đặt dư thêm từ 3% đến 5% số lượng dự kiến. Việc này giúp bạn luôn có sẵn phương án dự phòng cho các trường hợp phát sinh thêm khách mời ngoài danh sách hoặc có nhu cầu làm quà tặng bổ sung đột xuất mà không phải chờ đợi sản xuất mới.

Việc nắm vững checklist 10 bước chuẩn bị trước khi đặt ô dù in logo làm quà tặng sẽ giúp bạn chủ động kiểm soát chất lượng và tối ưu ngân sách hiệu quả nhất. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng này không chỉ loại bỏ các rủi ro phát sinh mà còn đảm bảo mỗi chiếc ô dù trao tay đều là một đại sứ thương hiệu chuyên nghiệp, bền bỉ.

Nếu bạn cần tư vấn chọn mẫu ô dù quà tặng, hãy gọi ngay hotline: 0975.759.649. DTH Gift luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn hoàn thành đơn hàng một cách nhanh chóng và chất lượng.