Quy định hạch toán chi phí tặng quà tết cho khách hàng như thế nào? Theo quy định hiện hành, khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ, bao gồm hàng khuyến mãi, hàng mẫu,… để tặng quà cho khách hàng hoặc thưởng cho nhân viên, cần yêu cầu người bán xuất hóa đơn đầy đủ, chi tiết và rõ ràng. Hóa đơn hợp lệ phải là hóa đơn đỏ hoặc hóa đơn bán hàng; hóa đơn bán lẻ không được chấp nhận.

Căn cứ pháp lý:

Điều 3, Khoản 7 Thông tư 26/2015/TT-BTC
Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC
Khoản 3, Điều 7, Thông tư 219/2013/TT-BTC
Khoản 5, Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC

Đối với quà tặng lễ, Tết, doanh nghiệp phải lập hóa đơn giá trị gia tăng, ghi rõ đối tượng xuất hóa đơn. Nếu tặng cho nhân viên, hóa đơn ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn”; nếu tặng khách hàng, hóa đơn ghi rõ “khách hàng không lấy hóa đơn” kèm theo danh sách đối chứng.

Đối với chi phí quà tặng Tết cho khách hàng

Khi xác định thu nhập chịu thuế, chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện sau: Chi phí thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), phải có hóa đơn chính xác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Vì vậy, chi phí quà tặng lễ, Tết cho khách hàng, nếu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, thì được tính vào chi phí được trừ

Điều 3. Sửa đổi, bổ sung tiết e điểm 2.2, tiết b điểm 2.6, điểm 2.11 và điểm 2.30 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính) như sau:

…

4. Sửa đổi đoạn thứ nhất của gạch đầu dòng thứ năm tại điểm 2.30, Khoản 2, Điều 6 của Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC):

“- Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ Điều trị;… và những Khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.”

Đối với chi phí quà thưởng lễ, tết cho nhân viên

Các khoản chi phúc lợi cho người lao động bao gồm: chi đám cưới, ma chay, nghỉ mát, hỗ trợ điều trị, bồi dưỡng kiến thức tại cơ sở đào tạo, hỗ trợ gia đình trong thiên tai, dịch bệnh, tai nạn, khen thưởng con cái học giỏi, chi phí đi lại dịp lễ Tết, và bảo hiểm tai nạn, y tế, tự nguyện.

Tổng các khoản chi phúc lợi không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm của doanh nghiệp sẽ được tính vào chi phí được trừ. Do đó, chi phí mua quà thưởng lễ, Tết cho nhân viên là khoản chi phúc lợi hợp lệ và có thể tính vào chi phí được trừ, với lưu ý rằng tổng chi phúc lợi trong năm không được vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế.

Ngoài ra, tham khảo hướng dẫn tại Công văn 9648/CT-TTHT năm 2015 thì:

“… Trường hợp Công ty mua hàng hóa làm quà tặng cho nhân viên nhân dịp Tết Nguyên đán thì khi phát quà tặng, Công ty phải lập hóa đơn tính thuế GTGT như bán hàng hóa cho khách hàng (trước đây Công ty tặng quà cho nhân viên nhưng chưa lập hóa đơn thì nay được lập hóa đơn bổ sung theo quy định).

Chi phí mua quà tặng cho nhân viên thuộc khoản chi có tính chất phúc lợi nếucó hóa đơn, chứng từ hợp pháp và tổng số chi có tính chất phúc lợi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm 2015 thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập thuế TNDN (hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt).”

Hạch toán chi phí tặng quà tết cho khách hàng

Khi hạch toán chi phí quà tặng lễ, Tết cho khách hàng và thưởng lễ, Tết cho nhân viên, cần thực hiện các bước sau:

Mua quà Tết:
- Khi mua quà:
  - Nợ TK 641, 6421 – Chi phí mua quà Tết.
  - Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào.
  - Có các TK 111, 112, 131 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc phải trả cho nhà cung cấp.
Khi tặng khách hàng và thưởng nhân viên:
- Tặng quà cho khách hàng:
  - Nợ TK 642 – Chi phí quản lý.
  - Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
- Tặng thưởng cho nhân viên:
  - Nợ TK 642 – Chi phí quản lý.
  - Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
Chứng từ sử dụng:
- Đối với quà tặng lễ, Tết cho khách hàng:
  - Hóa đơn đầu vào.
  - Hóa đơn đầu ra.
  - Hợp đồng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu có).
- Đối với quà thưởng lễ, Tết cho nhân viên:
  - Hóa đơn đầu vào mua quà.
  - Hóa đơn đầu ra.
  - Hợp đồng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu có).
  - Tờ trình của công đoàn về quà lễ, Tết cho nhân viên.
  - Quy chế tài chính, chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp.