Quy định hạch toán chi phí tặng quà Tết cho khách hàng như thế nào? Theo quy định hiện hành, khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ, bao gồm hàng khuyến mãi, hàng mẫu,… để tặng quà cho khách hàng hoặc thưởng cho nhân viên, cần yêu cầu người bán xuất hóa đơn đầy đủ, chi tiết và rõ ràng. Hóa đơn hợp lệ phải là hóa đơn đỏ hoặc hóa đơn bán hàng; hóa đơn bán lẻ không được chấp nhận.

Căn cứ pháp lý:

Điều 3, Khoản 7 Thông tư 26/2015/TT-BTC
Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC
Khoản 3, Điều 7, Thông tư 219/2013/TT-BTC
Khoản 5, Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC

Đối với quà tặng lễ, Tết, doanh nghiệp phải lập hóa đơn giá trị gia tăng, ghi rõ đối tượng xuất hóa đơn. Nếu tặng cho nhân viên, hóa đơn ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn”; nếu tặng khách hàng, hóa đơn ghi rõ “khách hàng không lấy hóa đơn” kèm theo danh sách đối chứng.

Chi phí tặng quà Tết cho khách hàng bao gồm những gì?

Doanh nghiệp cần nhận diện rõ từng thành phần cấu thành chi phí quà Tết, từ đó mới có thể lên kế hoạch ngân sách chính xác. Bên cạnh giá trị món quà, chi phí quà Tết còn nhiều khoản khác phát sinh trong quá trình chuẩn bị và trao tặng:

Giá trị quà tặng, số lượng khách hàng: Bước đầu tiên để xây dựng ngân sách tặng quà Tết là xác định giá trị trung bình cho mỗi món quà và số lượng khách hàng được tặng. Việc xác định rõ giá trị và số lượng sẽ giúp doanh nghiệp ước lượng tổng chi phí cần thiết, tránh vượt ngân sách hoặc thiếu hụt nguồn lực.
Chi phí vật phẩm, gói quà, vận chuyển: Doanh nghiệp cần lưu ý đến các khoản chi phí vật chất như chi phí vật phẩm, công đoạn gói quà trang trọng và vận chuyển đến tận tay khách hàng. Chi phí vận chuyển cũng cần phải dự toán phù hợp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có hệ thống khách hàng rộng khắp.
Chi phí phát sinh: Như thuế VAT, chi phí bao bì, in ấn logo thương hiệu lên quà tặng để gia tăng ấn tượng và nhận diện doanh nghiệp. Những khoản này cần được dự trù từ đầu để tránh gây phát sinh bất ngờ, ảnh hưởng đến ngân sách tổng thể của chương trình.

Xác định giá trị mỗi món quà và số lượng khách được tặng

Cách tính toán chi phí tặng quà tết cho khách hàng

Việc tính toán và kiểm soát chi phí quà Tết giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả ngân sách, đồng thời đảm bảo đáp ứng mục tiêu marketing và chăm sóc khách hàng. Dưới đây là những bước quan trọng để lập kế hoạch chi phí hiệu quả.

Xác định mục tiêu, ngân sách tặng quà

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của chương trình tặng quà Tết cho từng nhóm khách hàng. Từ đó, căn cứ vào tầm quan trọng của nhóm khách hàng để thiết lập ngân sách phù hợp. Chẳng hạn, khách hàng chiến lược sẽ được ưu tiên ngân sách cao hơn so với nhóm khách hàng chưa có nhiều giao dịch.

Phân bổ chi phí theo mức độ ưu tiên

Ngân sách được phân bổ dựa trên độ ưu tiên của từng nhóm khách hàng. Không nhất thiết dành ngân sách lớn cho tất cả khách hàng mà nên tập trung cho khách hàng có giá trị cao hay tiềm năng phát triển để gia tăng hiệu quả chăm sóc và giữ chân. Việc phân chia hợp lý sẽ tối ưu hiệu quả chi phí, từ đó gia tăng khả năng giữ chân khách hàng quan trọng, tránh lãng phí nguồn lực.

Giảm thiểu lãng phí, tối ưu ngân sách

Doanh nghiệp nên lựa chọn quà tặng vừa ý nghĩa, phù hợp với đặc điểm từng khách hàng để tránh dư thừa, lãng phí nguồn lực. Việc đặt hàng qua đơn vị uy tín giúp doanh nghiệp mua số lượng lớn với giá hợp lý mà vẫn đảm bảo chất lượng, tiết kiệm tối đa chi phí.

Ngân sách được phân bổ dựa trên độ ưu tiên của từng nhóm khách hàng

Đối với chi phí quà tặng Tết cho khách hàng

Khi xác định thu nhập chịu thuế, chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện sau: Chi phí thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), phải có hóa đơn chính xác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Vì vậy, chi phí quà tặng lễ, Tết cho khách hàng, nếu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, thì được tính vào chi phí được trừ

Điều 3. Sửa đổi, bổ sung tiết e điểm 2.2, tiết b điểm 2.6, điểm 2.11 và điểm 2.30 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính) như sau:

…

4. Sửa đổi đoạn thứ nhất của gạch đầu dòng thứ năm tại điểm 2.30, Khoản 2, Điều 6 của Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC):

“- Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ Điều trị;… và những Khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.”

Đối với chi phí quà thưởng lễ, Tết cho nhân viên

Các khoản chi phúc lợi cho người lao động bao gồm: chi đám cưới, ma chay, nghỉ mát, hỗ trợ điều trị, bồi dưỡng kiến thức tại cơ sở đào tạo, hỗ trợ gia đình trong thiên tai, dịch bệnh, tai nạn, khen thưởng con cái học giỏi, chi phí đi lại dịp lễ Tết, và bảo hiểm tai nạn, y tế, tự nguyện.

Tổng các khoản chi phúc lợi không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm của doanh nghiệp sẽ được tính vào chi phí được trừ. Do đó, chi phí mua quà thưởng lễ, Tết cho nhân viên là khoản chi phúc lợi hợp lệ và có thể tính vào chi phí được trừ, với lưu ý rằng tổng chi phúc lợi trong năm không được vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế.

Ngoài ra, tham khảo hướng dẫn tại Công văn 9648/CT-TTHT năm 2015 thì:

“… Trường hợp Công ty mua hàng hóa làm quà tặng cho nhân viên nhân dịp Tết Nguyên đán thì khi phát quà tặng, Công ty phải lập hóa đơn tính thuế GTGT như bán hàng hóa cho khách hàng (trước đây Công ty tặng quà cho nhân viên nhưng chưa lập hóa đơn thì nay được lập hóa đơn bổ sung theo quy định).

Chi phí mua quà tặng cho nhân viên thuộc khoản chi có tính chất phúc lợi nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và tổng số chi có tính chất phúc lợi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm 2015 thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập thuế TNDN (hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt).”

Hướng dẫn cách hạch toán chi phí tặng quà Tết cho khách hàng

Khi hạch toán chi phí quà tặng lễ, Tết cho khách hàng và thưởng lễ, Tết cho nhân viên, cần thực hiện các bước sau:

Mua quà Tết:
- Khi mua quà:
  - Nợ TK 641, 6421 – Chi phí mua quà Tết.
  - Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào.
  - Có các TK 111, 112, 131 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc phải trả cho nhà cung cấp.
Khi tặng khách hàng và thưởng nhân viên:
- Tặng quà cho khách hàng:
  - Nợ TK 642 – Chi phí quản lý.
  - Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
- Tặng thưởng cho nhân viên:
  - Nợ TK 642 – Chi phí quản lý.
  - Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
Chứng từ sử dụng:
- Đối với quà tặng lễ, Tết cho khách hàng:
  - Hóa đơn đầu vào.
  - Hóa đơn đầu ra.
  - Hợp đồng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu có).
- Đối với quà thưởng lễ, Tết cho nhân viên:
  - Hóa đơn đầu vào mua quà.
  - Hóa đơn đầu ra.
  - Hợp đồng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu có).
  - Tờ trình của công đoàn về quà lễ, Tết cho nhân viên.
  - Quy chế tài chính, chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ và thực hiện đúng quy trình hạch toán giúp đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong việc ghi nhận chi phí và thuế.

Lưu ý khi hạch toán quà tết khách hàng

Việc hạch toán chi phí tặng quà Tết đúng quy định pháp luật là điều kiện cần để đảm bảo quyền lợi thuế cũng như báo cáo tài chính minh bạch. Dưới đây là các lưu ý quan trọng khi ghi nhận chi phí:

Đảm bảo đủ hóa đơn, chứng từ: Mọi khoản chi phí phải được kèm theo hóa đơn, chứng từ đầy đủ. Doanh nghiệp cần lưu giữ các hóa đơn mua hàng hợp pháp, hợp đồng với nhà cung cấp, chứng từ thanh toán qua ngân hàng để tiện đối chiếu và chứng minh khi thanh tra thuế.
Không hạch toán vượt mức chi phí hợp lý: Chi phí tặng quà Tết chỉ được tính vào chi phí hợp lý nếu không vượt quá mức định mức quy định. Doanh nghiệp không nên ghi nhận chi phí vượt quá mức cho phép để tránh bị loại trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Theo dõi riêng các khoản quà tặng trong báo cáo tài chính: Nên phân loại và theo dõi riêng các khoản chi phí quà tặng dịp Tết trong báo cáo tài chính. Việc tách bạch này giúp quản lý tốt hơn, thuận tiện cho việc kiểm toán, báo cáo chi tiết về hiệu quả chi tiêu của doanh nghiệp.

Mọi khoản chi phí phải được kèm theo hóa đơn, chứng từ đầy đủ

Cách tối ưu chi phí tặng quà Tết cho doanh nghiệp

Để vừa tiết kiệm chi phí vừa gây ấn tượng sâu sắc với khách hàng, doanh nghiệp có thể áp dụng các cách dưới đây:

Lên kế hoạch tặng quà Tết sớm

Lên kế hoạch mua quà Tết từ sớm không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về nguồn lực mà còn là cách tiết kiệm chi phí hiệu quả. Khách hàng có thể hưởng lợi từ chương trình ưu đãi, chiết khấu hấp dẫn khi đặt đơn hàng số lượng lớn từ nhà cung cấp ngay từ đầu mùa, tránh được việc giá cả biến động lên cao dịp sát Tết.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có nhiều thời gian nghiên cứu, chọn lựa các mẫu mã phù hợp với từng nhóm khách hàng mục tiêu. Đồng thời, doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng các vấn đề về đóng gói, vận chuyển mà không bị áp lực về thời gian.

Chọn quà mang dấu ấn thương hiệu

Ưu tiên lựa chọn các quà tặng in logo doanh nghiệp hoặc quà tặng khắc tên người nhận để nâng cao giá trị thương hiệu, tạo sự khác biệt và ghi dấu ấn trong tâm trí khách hàng. Đây là cách làm marketing tinh tế quảng bá thương hiệu một cách bền vững và hiệu quả. Từ đó, khách hàng cảm nhận được sự đẳng cấp cùng sự chuyên nghiệp, trân trọng đến từ doanh nghiệp.

Lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín

Công ty Quà tặng doanh nghiệp DTH là đối tác tin cậy chuyên cung cấp quà Tết doanh nghiệp với đa dạng sản phẩm, từ bình giữ nhiệt, sổ tay, bút ký đến set quà tặng kết hợp nhiều món đều có thể in ấn logo theo yêu cầu. Khi mua quà ở số lượng lớn, công ty hỗ trợ mức giá ưu đãi giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách nhất có thể.

Bài viết trên đây đã hướng dẫn cách tính toán, hạch toán và tối ưu ngân sách chi phí tặng quà Tết cho khách hàng. Việc quản lý chặt chẽ nguồn ngân sách giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp đồng thời nâng cao mối quan hệ thân thiết với khách hàng.

Công ty Quà tặng DTH chuyên thiết kế và sản xuất q tặng khách hàng, nhân viên, cùng dịch vụ in logo, khắc tên theo yêu cầu cho doanh nghiệp. Với xưởng sản xuất 2.000m2, máy móc hiện đại và đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp, DTH đem đến quà tặng khách hàng tinh tế, mang đậm dấu ấn thương hiệu. Các món quà sự kiện, tri ân đến set quà tặng doanh nghiệp cao cấp, chúng tôi cam kết đáp ứng nhanh, đúng yêu cầu và phù hợp ngân sách. Liên hệ hotline 0975 759 649 hoặc Zalo OA để được tư vấn và báo giá nhé!

Xem thêm:

Quy định hạch toán chi phí tặng quà Tết cho khách hàng

Chi phí tặng quà Tết cho khách hàng bao gồm những gì?