Hướng dẫn hạch toán quà tặng khách hàng chi tiết bao gồm việc ghi nhận quà tặng cho khách hàng, đối tác và nhân viên. Đồng thời, cần hạch toán hóa đơn cho các món quà như bánh Trung Thu, quà Tết, quà ngày lễ, và tri ân khách hàng theo quy định của Nhà nước.

Chi phí cho hàng hoá và dịch vụ tặng khách hàng, đối tác, nhân viên là một khoản quan trọng trong ngân sách doanh nghiệp hàng năm. Tuy nhiên, không phải ai cũng rõ các quy định pháp luật liên quan. Nhiều người thắc mắc: “Khi tặng quà cho khách, có cần xuất hóa đơn không? Có được khấu trừ VAT và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?”

Căn cứ pháp lý:

Thuế TNDN theo Thông tư 78/2014/TT-BTC (áp dụng từ 2014)
Luật số 71/2014/QH13 (từ 01/01/2015);
Thuế GTGT theo Thông tư 219/2013/TT-BTC;
Hóa đơn theo Thông tư 26/2015/TT-BTC.

Quy định về xuất hóa đơn quà biếu tặng khách hàng

Theo Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC, người bán phải xuất hóa đơn cho tất cả các trường hợp cung cấp hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả quảng cáo, hàng mẫu, khuyến mại, biếu, tặng, trao đổi hoặc trả lương cho nhân viên. Trong những tình huống này, kế toán cần lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng tương tự như khi bán hàng bình thường, đảm bảo ghi đầy đủ chỉ tiêu và tính thuế như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.

Khi xuất hoá đơn quà biếu tặng, lưu ý các điểm sau:

Trong mục “Họ và tên người mua hàng,” ghi rõ tên người mua hoặc người nhận quà. Mục tên đơn vị cần điền tên đơn vị nhận quà, hoặc “Khách hàng không lấy hoá đơn” nếu không có yêu cầu xuất hóa đơn. Mục mã số thuế và địa chỉ người mua hàng ghi thông tin của bên nhận.

Trong phần tên hàng hóa, dịch vụ, ghi rõ tên quà tặng và chú thích “Hàng biếu tặng không thu tiền.” Đơn vị tính và số lượng điền như hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường. Đơn giá ghi giá bán của quà tặng, còn thành tiền, thuế suất, và tổng tiền hàng thực hiện tương tự như trên hóa đơn GTGT

Mức phạt khi không xuất hóa đơn quà tặng khách hàng

Nếu không lập hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, hoặc trả thay lương, bạn có thể bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng theo điểm b khoản 2 điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Mức phạt áp dụng cho hành vi không lập hóa đơn đối với các mặt hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hoặc các hàng hóa dịch vụ khác, trừ trường hợp luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất.

Hướng dẫn hạch toán quà tặng khách hàng chi tiết

Để hạch toán quà tặng khách hàng một cách chi tiết và chính xác, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

1. Ghi nhận chi phí quà tặng

Mã tài khoản: Dùng tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc tài khoản 811 (Chi phí khác). Nếu quà tặng có liên quan đến marketing, bạn có thể sử dụng tài khoản 641 (Chi phí bán hàng).
Ví dụ: Nếu bạn mua quà tặng trị giá 5.000.000 VNĐ, bạn sẽ ghi:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc TK 641 (Chi phí bán hàng): 5.000.000 VNĐ
- Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Ngân hàng): 5.000.000 VNĐ

2. Hạch toán VAT (nếu có)

Mã tài khoản VAT: Sử dụng tài khoản 133 (Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ).
Ví dụ: Nếu bạn mua quà tặng có VAT 10%, bạn cần ghi nhận VAT như sau:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc TK 641 (Chi phí bán hàng): 5.000.000 VNĐ (giá chưa VAT)
- Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 500.000 VNĐ
- Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Ngân hàng): 5.500.000 VNĐ

3. Ghi nhận khi quà tặng được phát cho khách hàng

Mã tài khoản: Sử dụng tài khoản 641 (Chi phí bán hàng) hoặc TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) để ghi nhận chi phí.
Ví dụ: Khi bạn phát quà tặng, bạn sẽ ghi:
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng) hoặc TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 5.000.000 VNĐ
- Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Ngân hàng): 5.000.000 VNĐ

4. Ghi nhận chi phí liên quan đến bao bì và đóng gói

Mã tài khoản: Dùng tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) nếu chi phí này không bao gồm trong giá quà tặng.
Ví dụ: Nếu chi phí bao bì và đóng gói là 500.000 VNĐ, bạn sẽ ghi:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 500.000 VNĐ
- Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Ngân hàng): 500.000 VNĐ

5. Hạch toán đối với trường hợp quà tặng không được sử dụng hết

Nếu quà tặng không được phát hết, bạn cần xem xét khả năng chuyển sang tài sản hoặc tiêu hủy theo quy định.
Mã tài khoản: Sử dụng tài khoản 153 (Hàng hóa tồn kho) hoặc tài khoản 611 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).

6. Lập báo cáo tài chính

Ghi nhận trong báo cáo tài chính: Quà tặng khách hàng sẽ được phản ánh trong chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí bán hàng, tùy thuộc vào mục đích sử dụng quà tặng.

Lưu ý quan trọng:

Hóa đơn và chứng từ: Đảm bảo bạn có hóa đơn và chứng từ hợp lệ cho các khoản chi phí liên quan đến quà tặng.
Quy định thuế: Xem xét các quy định thuế liên quan để đảm bảo việc khấu trừ thuế VAT và hạch toán đúng theo quy định của pháp luật.

Việc hạch toán quà tặng khách hàng cần được thực hiện chính xác để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và quản lý tài chính hiệu quả.

Xem thêm: