Quyết định tặng quà Tết cho nhân viên: Mẫu và hướng dẫn mới nhất

Quyết định tặng quà Tết cho nhân viên không chỉ là thủ tục hành chính đơn giản, mà là căn cứ pháp lý quan trọng thể hiện rõ chính sách phúc lợi và tinh thần tri ân của doanh nghiệp. Nhiều công ty chủ quan cho rằng chỉ cần thông báo nội bộ là đủ, nhưng thực tế, thiếu quyết định tặng quà Tết có thể gây rắc rối khi quyết toán hoặc kiểm tra thuế. 

Bài viết này, DTH gift sẽ giúp bạn hiểu rõ ý nghĩa, cấu trúc và cách soạn thảo quyết định tặng quà Tết cho nhân viên chuẩn quy định  đảm bảo vừa đúng luật, vừa thể hiện văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp.

Quyết định tặng quà Tết cho nhân viên là gì?

Quyết định tặng quà Tết cho nhân viên là một văn bản hành chính chính thức do người đứng đầu doanh nghiệp (Giám đốc/Tổng Giám đốc) ký ban hành nhằm phê duyệt việc chi ngân sách cho hoạt động chăm lo đời sống nhân sự dịp Tết Nguyên Đán.

Văn bản này đóng vai trò là căn cứ pháp lý để bộ phận Kế toán hạch toán chi phí phúc lợi và bộ phận Nhân sự triển khai mua sắm, trao tặng quà (bằng tiền mặt hoặc hiện vật). Đồng thời, đây cũng là thông báo chính thức thể hiện sự quan tâm của công ty, giúp minh bạch hóa quyền lợi và tạo động lực khích lệ tinh thần làm việc của tập thể nhân viên sau một năm cống hiến.

Khi nào cần ban hành quyết định tặng quà Tết cho nhân viên?

Doanh nghiệp nên ban hành quyết định tặng quà Tết cho nhân viên ngay khi có kế hoạch chi quà hoặc thưởng Tết, đặc biệt trong các trường hợp cần triển khai đồng loạt, có nhiều đối tượng áp dụng hoặc cần căn cứ pháp lý cho công tác kế toán – tài chính.

Việc ban hành quyết định giúp doanh nghiệp thống nhất cách thực hiện, đảm bảo minh bạch trong chính sách đãi ngộ và tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình trao quà.

Khi doanh nghiệp chuẩn bị triển khai kế hoạch tặng quà hoặc thưởng Tết

Doanh nghiệp nên ban hành quyết định tặng quà Tết ngay khi bắt đầu triển khai kế hoạch chăm lo Tết cho cán bộ, công nhân viên. Quyết định giúp thống nhất rõ ràng về hình thức quà tặng, giá trị quà, thời gian trao và phạm vi áp dụng, hạn chế tình trạng thông tin truyền đạt không đồng nhất giữa các phòng ban trong quá trình thực hiện.

Khi cần căn cứ pháp lý để xuất hóa đơn và hạch toán chi phí

Quyết định tặng quà Tết là căn cứ quan trọng phục vụ cho công tác kế toán – tài chính. Văn bản này giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn hợp lệ, hạch toán chi phí đúng quy định, đồng thời đảm bảo tính minh bạch khi quyết toán thuế hoặc khi có kiểm tra, rà soát nội bộ.

Khi doanh nghiệp muốn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong chính sách đãi ngộ

Việc ban hành quyết định bằng văn bản thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách quản trị nhân sự. Nội dung quyết định rõ ràng giúp nhân viên hiểu đúng quyền lợi của mình, tránh nhầm lẫn giữa quà Tết và các khoản thưởng khác, từ đó tạo sự tin tưởng và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Khi cần phân công rõ trách nhiệm và phạm vi thực hiện

Thông thường, quyết định tặng quà Tết được Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật ký ban hành, trong đó nêu rõ thời gian thực hiện, hình thức quà tặng, đối tượng được nhận và bộ phận chịu trách nhiệm triển khai. Điều này giúp quá trình tổ chức trao quà diễn ra đồng bộ, đúng kế hoạch và đúng đối tượng.

Mẫu quyết định tặng quà Tết cho nhân viên phổ biến 

Để việc trao quà Tết diễn ra minh bạch và đúng quy trình, doanh nghiệp thường sử dụng các mẫu quyết định chuẩn. Những mẫu này giúp xác định rõ đối tượng, hình thức, giá trị quà và bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện, đồng thời tạo cơ sở pháp lý cho công tác kế toán – tài chính.

Mẫu 1: Quyết định tặng quà Tết cho toàn bộ nhân viên công ty

CÔNG TY CỔ PHẦN [TÊN CÔNG TY]                                            CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM        Số: ……/20…./QĐ-[Viết tắt công ty]                                                              Độc lập – Tự do – Hạnh phúc   [Địa điểm], ngày … tháng … năm 20…   QUYẾT ĐỊNH Về việc tặng quà Tết Nguyên đán năm 20…. cho toàn thể cán bộ, nhân viên GIÁM ĐỐC CÔNG TY [TÊN CÔNG TY] Căn cứ các quy định hiện hành và tình hình hoạt động của Công ty, cụ thể: Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 17/6/2020; Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty [Tên Công ty]; Căn cứ tình hình sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động của Công ty năm 20….; Căn cứ đề xuất của Phòng Nhân sự về việc tặng quà Tết Nguyên đán năm 20….; Xét đề nghị của Trưởng phòng Tài chính – Kế toán, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Chương trình tặng quà Tết Nguyên đán năm 20…. Đối tượng áp dụng: Toàn thể cán bộ, nhân viên có hợp đồng lao động chính thức với Công ty tính đến ngày 31/12/20…. Giá trị quà tặng: [Giá trị] VNĐ/người Hình thức quà tặng: [Mô tả chi tiết, ví dụ: Hộp quà Tết doanh nghiệp bao gồm các sản phẩm: bánh mứt, trà, rượu, đồ khô…] Điều 2. Thời gian và địa điểm phát quà: Thời gian: Từ ngày … đến ngày … tháng … năm 20…. Địa điểm: [Địa điểm cụ thể] Điều 3. Nguồn kinh phí: Trích từ quỹ phúc lợi của Công ty. Điều 4. Phân công nhiệm vụ: Phòng Nhân sự: Lập danh sách cán bộ, nhân viên và phối hợp với Phòng Hành chính tổ chức phát quà đúng quy định. Phòng Tài chính – Kế toán: Thanh toán và quyết toán kinh phí theo quy định. Trưởng các Phòng/Ban/Đơn vị: Thông báo và tạo điều kiện để cán bộ, nhân viên nhận quà đúng thời gian. Điều 5. Hiệu lực thi hành: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các phòng ban, bộ phận và cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thực hiện.   GIÁM ĐỐC (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Mẫu 2: Quyết định tặng quà Tết cho nhân viên theo thâm niên

Tham khảo mẫu quyết định tặng quà Tết cho toàn thể nhân viên công ty, đảm bảo tuân thủ luật doanh nghiệp và dễ áp dụng cho mọi doanh nghiệp.

CÔNG TY CỔ PHẦN [TÊN CÔNG TY]                                                       CÔNG TY CỔ PHẦN [TÊN CÔNG TY] Số: ……/20…./QĐ-[Viết tắt công ty ]                                                                 Số: ……/20…./QĐ-[Viết tắt công ty]     [Địa điểm], ngày … tháng … năm 20…   QUYẾT ĐỊNH Về việc tặng quà Tết Nguyên đán năm 20…. cho cán bộ, nhân viên theo thâm niên công tác. TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN [TÊN CÔNG TY] Căn cứ: – Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội thông qua ngày 17/6/2020; – Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần [Tên Công ty]; – Tình hình sản xuất – kinh doanh và kết quả hoạt động năm 20…; – Đề xuất của Phòng Nhân sự về việc tặng quà Tết Nguyên đán năm 20…; – Xét đề nghị của Trưởng phòng Tài chính – Kế toán. QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành chương trình tặng quà Tết Nguyên đán năm 20…. Áp dụng cho toàn thể cán bộ, nhân viên đang làm việc tại Công ty theo thâm niên công tác, cụ thể như sau: 1. Đối tượng áp dụng: Toàn thể cán bộ, nhân viên có hợp đồng lao động chính thức với Công ty tính đến ngày 31/12/20….. 2. Giá trị quà tặng: – Nhân viên có thâm niên dưới 1 năm: [Giá trị] VNĐ – Nhân viên có thâm niên từ 1 đến dưới 3 năm: [Giá trị] VNĐ – Nhân viên có thâm niên từ 3 đến dưới 5 năm: [Giá trị] VNĐ – Nhân viên có thâm niên từ 5 năm trở lên: [Giá trị] VNĐ 3. Hình thức quà tặng: [Mô tả chi tiết, ví dụ: Combo giỏ quà Tết cao cấp gồm đặc sản vùng miền / Phiếu quà tặng / Tiền mặt, v.v.] Điều 2. Thời gian và địa điểm phát quà – Thời gian: Từ ngày … đến ngày … tháng … năm 20…. – Địa điểm: [Địa điểm cụ thể, ví dụ: Văn phòng Công ty hoặc Chi nhánh …] Điều 3. Nguồn kinh phí thực hiện Kinh phí được trích từ quỹ phúc lợi của Công ty. Điều 4. Phân công trách nhiệm – Phòng Nhân sự: Lập danh sách cán bộ, nhân viên theo thâm niên công tác và phối hợp Phòng Hành chính tổ chức phát quà. – Phòng Tài chính – Kế toán: Thực hiện thanh toán và quyết toán kinh phí theo quy định. – Trưởng các Phòng/Ban/Đơn vị: Thông báo và tạo điều kiện cho nhân viên nhận quà đúng thời gian quy định. Điều 5. Hiệu lực thi hành Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các ông/bà Trưởng phòng Nhân sự, Trưởng phòng Tài chính – Kế toán, Trưởng phòng Hành chính và các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. TỔNG GIÁM ĐỐC (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Lưu ý khi ban hành và hạch toán quyết định tặng quà Tết

Để đảm bảo việc chuẩn bị quà tặng nhân viên ngàyTết suôn sẻ và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước sau:

• Quyết định cần ký bởi người đại diện pháp luật, có đóng dấu công ty.
• Đính kèm danh sách nhân viên nhận quà và chứng từ thanh toán để chứng minh chi phí hợp lý.
• Nếu quà tặng là hàng hóa, cần xuất hóa đơn GTGT và kê khai thuế đầu ra, đầu vào đầy đủ.
• Đối với quà tặng bằng tiền, cần lưu trữ chứng từ ngân hàng hoặc phiếu chi nội bộ.

Việc ban hành quyết định tặng quà Tết cho nhân viên không chỉ giúp doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm, tri ân người lao động mà còn là bước quan trọng đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ khi hạch toán chi phí. Một văn bản được chuẩn bị đúng quy định sẽ giúp quá trình quyết toán, kiểm tra thuế diễn ra thuận lợi và thể hiện tác phong chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Công ty Quà tặng DTH cung cấp hơn 1.000 mẫu quà tặng cao cấp, bao gồm quà tặng in logo, quà khắc tên và các set quà doanh nghiệp sang trọng – lựa chọn hoàn hảo để dành tặng nhân viên trong dịp Tết. Hãy liên hệ hotline: 0975.759.469 để đội ngũ kinh doanh tư vấn chi tiết và gửi báo giá nhanh chóng, chính xác nhất.