Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Quà Tặng Cho Nhân Viên Theo Quy Định Mới Nhất

Việc tặng quà cho nhân viên không chỉ là một phần của chính sách phúc lợi mà còn thể hiện sự quan tâm và tri ân của công ty đối với sự cống hiến của nhân viên. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, việc xuất hóa đơn cho các món quà tặng cần được thực hiện đúng quy trình và quy định.

Hướng dẫn này cung cấp một cái nhìn tổng quan về quy trình xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên, từ việc chuẩn bị hồ sơ cần thiết, lập hóa đơn, đến việc kê khai thuế và lưu trữ hồ sơ. Việc tuân thủ quy định mới nhất sẽ giúp công ty bạn không chỉ nâng cao sự hài lòng của nhân viên mà còn đảm bảo việc quản lý tài chính và thuế được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.

Hãy cùng theo dõi các bước chi tiết trong hướng dẫn để thực hiện việc xuất hóa đơn quà tặng một cách bài bản và chuyên nghiệp nhất.

Xác Định Quy Định Pháp Lý

• Luật Quản lý thuế: Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, ngày 13/06/2019, các quy định về việc xuất hóa đơn cho quà tặng cần tuân thủ các quy định về hóa đơn và thuế.
• Thông tư 78/2014/TT-BTC: Hướng dẫn về việc kê khai thuế và xuất hóa đơn cho các khoản chi phí, bao gồm quà tặng.

• Theo Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa và dịch vụ, bao gồm cả hàng hóa và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hay trả thay lương cho người lao động.”

• Theo Khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Đối với hàng hóa và dịch vụ cho, biếu, tặng thuộc tổ chức kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng), ghi đầy đủ chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn bán hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng.”

Tóm lại, hàng hóa và dịch vụ biếu tặng cho nhân viên cần phải lập hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng như các giao dịch thông thường.

Chuẩn Bị Hồ Sơ

• Thông tin cần thiết: Thu thập các thông tin về quà tặng bao gồm tên hàng hóa, số lượng, giá trị và thông tin của người nhận quà.
• Hóa đơn: Sử dụng mẫu hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy tùy theo hệ thống kế toán của công ty.

• Khi xuất hóa đơn cho hàng biếu tặng không thu tiền, bạn cần thực hiện như sau:

  • Thông tin người mua: Ghi rõ tên doanh nghiệp.
  • Hình thức thanh toán: Không ghi TM/CK vì hàng biếu tặng không thu tiền.
  • Nội dung hàng hóa dịch vụ: Thêm dòng chữ “Hàng tặng không thu tiền” để dễ dàng hạch toán vào chi phí.
  • Đơn giá: Ghi giá hàng hóa dịch vụ tại thời điểm phát sinh.
  • Thành tiền, thuế GTGT, và tổng thanh toán: Cập nhật như hóa đơn thông thường.

Lập Hóa Đơn

• Tạo hóa đơn: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy theo mẫu quy định.
• Thông tin hóa đơn bao gồm:
  • Tên công ty: [Tên công ty] và mã số thuế.
  • Thông tin người nhận: Họ tên nhân viên, địa chỉ.
  • Tên và mô tả quà tặng: Ví dụ: “Quà Tết Nguyên Đán”, kèm theo mô tả chi tiết (loại quà, số lượng).
  • Giá trị quà tặng: Ghi rõ giá trị từng món quà hoặc tổng giá trị.
  • Ngày xuất hóa đơn: Ngày lập hóa đơn.
  • Chữ ký và dấu: Ký và đóng dấu của người có thẩm quyền nếu sử dụng hóa đơn giấy.

Kê Khai Thuế

• Kê khai hóa đơn: Đảm bảo hóa đơn được kê khai đúng vào sổ sách kế toán và báo cáo thuế theo quy định.
• Thực hiện nghĩa vụ thuế: Xem xét nếu có nghĩa vụ thuế liên quan đến quà tặng (như thuế thu nhập cá nhân).

Gửi Hóa Đơn

• Đối với hóa đơn điện tử: Gửi hóa đơn qua email hoặc hệ thống hóa đơn điện tử cho nhân viên nhận quà.
• Đối với hóa đơn giấy: Gửi hoặc trao tận tay nhân viên, kèm theo quà tặng.

Lưu Trữ

• Lưu hóa đơn: Lưu trữ hóa đơn theo quy định của pháp luật trong thời gian tối thiểu 5 năm.
• Lưu hồ sơ liên quan: Bao gồm các tài liệu liên quan đến việc phát quà, biên bản bàn giao nếu có.

Kiểm Tra và Đảm Bảo

• Kiểm tra: Đảm bảo tất cả thông tin trên hóa đơn chính xác và đầy đủ.
• Đảm bảo tuân thủ: Theo dõi các quy định mới từ cơ quan thuế để cập nhật kịp thời.

Lưu ý: Để đảm bảo việc xuất hóa đơn đúng quy định, công ty nên tham khảo ý kiến của kế toán hoặc chuyên gia thuế để điều chỉnh phù hợp với quy định cụ thể của từng thời kỳ.

Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn thực hiện việc xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên một cách chính xác và hiệu quả.

Hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên

1. Hàng biếu tặng ngay cho nhân viên không qua kho

Khi công ty tặng quà trực tiếp cho nhân viên mà không qua kho, hạch toán như sau:

• Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Nợ 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán
• Có 33311 – Thuế GTGT đầu ra

Ví dụ: Công ABC tặng quà lưu niệm trị giá 20.000.000đ (VAT 2.000.000đ) cho nhân viên bằng tiền gửi ngân hàng.

• Nợ 642: 20.000.000đ
• Nợ 133: 2.000.000đ
• Có 112: 22.000.000đ

2. Hàng mua về nhập kho, sau đó biếu tặng

Khi hàng được mua về kho rồi sau đó biếu tặng, hạch toán như sau:

• Khi mua hàng về:

  • Nợ 152, 153, 156, 211 – NVL, CCDC, HH, TSCĐ
  • Nợ 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ
  • Có 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán

• Khi xuất hàng biếu tặng:

  • Nợ 642 – Chi phí quản lý DN
  • Có 152, 153, 156, 211 – NVL, CCDC, HH, TSCĐ
  • Có 33311 – Thuế GTGT đầu ra

Ví dụ: Công DEF nhập kho bánh trung thu trị giá 30.000.000đ (VAT 3.000.000đ) để biếu tặng nhân viên.

• Khi mua hàng:

  • Nợ 156: 30.000.000đ
  • Nợ 1331: 3.000.000đ
  • Có 331: 33.000.000đ

• Khi xuất hàng biếu tặng:

  • Nợ 642: 33.000.000đ
  • Có 156: 30.000.000đ
  • Có 3331: 3.000.000đ

3. Hàng biếu tặng bằng quỹ khen thưởng phúc lợi

Khi sử dụng quỹ khen thưởng phúc lợi để biếu tặng:

• Nợ 353 – Quỹ khen thưởng & phúc lợi
• Có 5111 – Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ
• Có 3331 – Thuế GTGT phải nộp
• Nợ 632 – Giá vốn hàng bán
• Có 152, 153, 155, 156 – Nguyên vật liệu, CCDC, thành phẩm, hàng hóa

Chi phí quà tặng cho nhân viên có thể được ghi nhận là chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC:

1. Chi phí quà Tết Nguyên Đán: Để chi phí quà tặng Tết cho nhân viên được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

   • Hợp đồng mua bán (nếu có).
   • Hóa đơn mua quà tặng.
   • Chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi).
   • Hóa đơn đầu ra (do doanh nghiệp xuất).
   • Danh sách nhân viên nhận quà và xác nhận ký nhận.
   • Quyết định của công ty về quà tặng.
   • Quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động của nhân viên.

2. Chi phí quà Trung Thu: Tương tự như quà Tết, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ và hồ sơ tương tự để khoản chi này được ghi nhận là chi phí hợp lý.

3. Chi phí quà 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật: Các quà tặng cho những dịp này cũng phải đáp ứng các yêu cầu như quà Tết và quà Trung Thu. Đối với quà tặng có giá trị dưới 200.000 đồng/người, doanh nghiệp có thể tổng hợp và lập chung một hóa đơn (theo Nghị quyết 119/2018/NĐ-CP).

Tóm lại, để khoản chi quà tặng được trừ, doanh nghiệp cần đảm bảo chi phí thực tế phát sinh, có hóa đơn chứng từ hợp lệ và thanh toán qua ngân hàng nếu giá trị trên 20 triệu đồng