Theo Khoản 1, Điều 4, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, hàng hóa và dịch vụ được cho, biếu, tặng đều cần phải xuất hóa đơn. Bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp quà tặng khách hàng có phải xuất hóa đơn một cách chi tiết và dễ hiểu.

Quà tặng khách hàng có phải xuất hóa đơn?

Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua, bao gồm cả trường hợp hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, tặng quà, trả lương, hay tiêu dùng nội bộ (trừ hàng luân chuyển để sản xuất tiếp).

Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo Điều 10 và, nếu sử dụng hóa đơn điện tử, theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế theo Điều 12. Do đó, hàng hóa dùng để biếu, tặng cũng phải lập hóa đơn theo quy định.

“Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua bao gồm cả các trường hợp:
+ Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu;
+ Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động
+ Tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất);
+ Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa
+ Nội dung trên hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

Để lập hóa đơn cho quà tặng không thu tiền, cần tuân thủ các quy định pháp lý sau:

Theo Khoản 1, Điều 4, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, việc lập hóa đơn là bắt buộc cho các hàng hóa, dịch vụ được cho, biếu, tặng, khuyến mại, hoặc dùng để trả thay lương cho người lao động.
Thời điểm lập hóa đơn được quy định tại Khoản 1, Điều 9 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, tức là ngay khi người bán chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa cho người nhận.
Hóa đơn giấy phải theo quy chuẩn nội dung tại Điều 10 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trong khi hóa đơn điện tử cần tuân theo mẫu định dạng chuẩn tại Điều 12 của Nghị định này.
Hiện tại, không có quy định cụ thể về giá trị tối đa cho mỗi lần tặng quà không thu tiền trên hóa đơn GTGT.
Đối với hoạt động khuyến mại, thương nhân phải đăng ký với cơ quan nhà nước theo Khoản 1, Điều 19 của Nghị định 81/2018/NĐ-CP và thực hiện theo các quy định tại Điều 13 của Nghị định và Điều 92, Luật thương mại 2005.

Cách xuất hóa đơn quà biếu, tặng khách hàng

Theo Luật Thương mại 2005 và Nghị định 81/2018/NĐ-CP, việc biếu tặng hàng hóa và dịch vụ phải đăng ký với Sở Công Thương bao gồm: đưa hàng mẫu và dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử miễn phí, hoặc tặng hàng hóa và dịch vụ mà không thu tiền.

Doanh nghiệp không cần thông báo thực hiện khuyến mại nếu tổng giá trị giải thưởng hoặc quà tặng dưới 100 triệu đồng hoặc nếu chỉ khuyến mại qua sàn giao dịch thương mại điện tử hoặc website khuyến mại trực tuyến.

“Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0); trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại nhưng không thực hiện theo quy định của pháp luật về thương mại thì phải kê khai, tính nộp thuế như hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho.”

Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC và Nghị định 209/2013/NĐ-CP, hóa đơn quà tặng có thể được xuất theo ba trường hợp:

1) Quà tặng có đăng ký với Sở Công Thương, kèm theo mua bán hàng hóa/dịch vụ, ghi rõ “hàng khuyến mại không thu tiền”, phần đơn giá và thành tiền để trống, không cần hạch toán thuế suất đầu ra;

2) Quà tặng có đăng ký với Sở Công Thương, không kèm theo mua bán hàng hóa/dịch vụ, ghi đúng tên sản phẩm, phần đơn giá và thành tiền để trống, không cần hạch toán thuế suất đầu ra; 3) Quà tặng không đăng ký với Sở Công Thương và không kèm theo điều kiện, ghi đúng tên sản phẩm, phải hạch toán thuế suất đầu ra

Không xuất hóa đơn có bị phạt tiền không?

Để tránh bị phạt khi tặng quà, các bạn cần lưu ý: nếu mua hàng nhưng không lập hóa đơn và hạch toán vào chi phí, bạn sẽ bị truy thu thuế GTGT cho quà tặng và không được trừ chi phí quà tặng khi quyết toán thuế TNDN.

Mức phạt từ 500.000 đến 1.500.000 đồng (theo điểm b khoản 2 điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP) áp dụng cho hành vi không lập hóa đơn cho hàng hóa khuyến mại, quảng cáo, mẫu, quà tặng, hoặc trả thay lương. Kết luận: Doanh nghiệp cần lập hóa đơn cho quà tặng như bán hàng bình thường, với giá tính thuế là giá của hàng hóa tương đương tại thời điểm biếu tặng.

Xem thêm: